Identitas author jurnal merupakan bagian penting dalam penulisan artikel ilmiah. Informasi ini membantu pembaca mengenali penulis, mengetahui asal institusinya, dan menemukan cara untuk menghubunginya. Karena itu, pengisian identitas author tidak boleh dilakukan secara sembarangan.
Kesalahan dalam menuliskan nama, afiliasi, atau alamat surel dapat menimbulkan masalah setelah artikel diterbitkan. Misalnya, nama penulis yang tidak konsisten bisa membuat publikasinya lebih sulit ditemukan. Sementara itu, kesalahan afiliasi dapat memengaruhi ketepatan informasi institusi yang tercatat dalam publikasi.
Oleh karena itu, setiap penulis perlu memahami cara mengisi identitas author jurnal dengan benar. Proses ini bukan sekadar melengkapi formulir pengiriman artikel. Penulis juga perlu memastikan bahwa seluruh informasi sesuai dengan identitas sebenarnya, konsisten, dan mengikuti pedoman jurnal tujuan.
Apa yang Dimaksud dengan Identitas Author Jurnal?
Identitas author jurnal adalah informasi yang menunjukkan identitas penulis dalam sebuah publikasi ilmiah. Informasi tersebut biasanya mencakup nama lengkap, afiliasi institusi, alamat surel, dan identitas digital peneliti jika diperlukan. Pada artikel dengan beberapa penulis, informasi ini juga dapat mencakup urutan kepengarangan dan penunjukan corresponding author.
Identitas tersebut umumnya dicantumkan pada halaman awal manuskrip atau dimasukkan melalui sistem pengiriman artikel milik penerbit. Beberapa jurnal meminta penulis mengisi data secara terpisah pada formulir daring. Ada pula jurnal yang meminta informasi identitas dicantumkan langsung dalam dokumen artikel.
Meskipun terlihat sederhana, setiap unsur memiliki fungsi tersendiri. Nama membantu mengenali penulis, sedangkan afiliasi menunjukkan hubungan institusional yang relevan. Alamat surel mempermudah komunikasi akademik, sementara ORCID iD dapat membantu membedakan peneliti yang memiliki nama serupa.
Format identitas author juga tidak selalu sama pada setiap jurnal. Perbedaan dapat muncul karena kebijakan penerbit, bidang ilmu, atau sistem pengelolaan manuskrip yang digunakan. Oleh sebab itu, penulis sebaiknya membaca pedoman penulisan sebelum mulai mengisi informasi tersebut.
Baca Juga: 100+ Jurnal Terindeks Scopus Gratis Bidang Ilmu Lingkungan
Mengapa Identitas Author Jurnal Harus Diisi dengan Benar?
Pengisian identitas author yang benar membantu menjaga keakuratan informasi dalam publikasi ilmiah. Setelah artikel diterbitkan, data penulis dapat ditampilkan pada situs jurnal dan diteruskan ke berbagai layanan pengindeks atau basis data akademik. Jika informasi awalnya salah, kesalahan tersebut berpotensi ikut muncul pada sistem lain.
Selain itu, identitas yang konsisten membantu peneliti membangun rekam publikasi. Sebagai contoh, seorang penulis dapat menerbitkan beberapa artikel selama masa kuliah, penelitian, atau karier akademiknya. Jika namanya ditulis secara berbeda tanpa pengelolaan yang jelas, hubungan antara publikasi tersebut mungkin lebih sulit dikenali.
Identitas yang tepat juga mendukung komunikasi dengan pembaca dan peneliti lain. Mereka dapat menghubungi penulis untuk mendiskusikan metode, meminta penjelasan mengenai temuan, atau menjajaki peluang kolaborasi. Karena itu, alamat surel yang aktif dan penunjukan corresponding author perlu diperiksa dengan cermat.
Di samping itu, ketepatan identitas dapat mengurangi kebutuhan koreksi setelah artikel terbit. Perbaikan metadata atau informasi kepengarangan mungkin memerlukan komunikasi dengan editor dan penerbit. Dengan memeriksa seluruh data sejak awal, penulis dapat mengurangi risiko kesalahan administratif yang sebenarnya bisa dicegah.
Unsur Identitas Author yang Perlu Diisi
Sebelum mengisi formulir pengiriman artikel, penulis perlu mengetahui informasi apa saja yang biasanya diminta oleh jurnal. Tidak semua penerbit menggunakan format yang sama. Namun, terdapat beberapa unsur yang umum ditemukan dalam proses publikasi ilmiah.
| Unsur identitas | Informasi yang perlu diisi | Hal yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Nama author | Nama penulis sesuai identitas yang digunakan | Ejaan dan konsistensi nama |
| Afiliasi | Nama institusi dan unit yang relevan | Gunakan nama resmi institusi |
| Alamat surel | Surel penulis atau kontak utama | Pastikan alamat aktif |
| Corresponding author | Penulis yang menangani komunikasi dengan jurnal | Harus disepakati oleh tim |
| ORCID iD | Nomor identitas digital peneliti | Pastikan nomor milik penulis yang benar |
| Urutan author | Susunan nama penulis dalam artikel | Sesuai kesepakatan dan kontribusi |
| Kontribusi penulis | Keterangan peran setiap author jika diminta | Harus mencerminkan pekerjaan sebenarnya |
Tabel tersebut dapat digunakan sebagai panduan awal ketika menyiapkan identitas artikel. Namun, penulis tetap perlu menyesuaikannya dengan petunjuk jurnal tujuan. Jika suatu unsur tidak diminta, jangan menambahkannya tanpa alasan atau tanpa memeriksa ketentuan penerbit.
Cara Mengisi Nama Author Jurnal dengan Benar
Nama author merupakan informasi utama yang harus diperiksa sebelum artikel dikirimkan. Penulis perlu memastikan ejaan, susunan, dan bentuk nama sesuai dengan identitas yang ingin digunakan dalam publikasi ilmiah. Hindari perubahan nama yang tidak diperlukan hanya untuk menyesuaikan format secara asal.
Langkah pertama adalah menentukan bentuk nama yang akan digunakan secara konsisten. Jika penulis terbiasa menggunakan nama lengkap dalam publikasi akademik, pertahankan bentuk tersebut selama sesuai dengan ketentuan jurnal. Apabila sistem pengiriman menyediakan kolom nama depan, nama tengah, dan nama keluarga, isilah setiap bagian sesuai petunjuk yang tersedia.
Sebagai contoh, seorang penulis bernama Aditya Pratama dapat diminta mengisi nama pada beberapa kolom yang berbeda. Jika sistem hanya menyediakan satu kolom nama lengkap, penulis dapat memasukkan nama sesuai format yang diminta. Namun, jika sistem meminta pemisahan nama, penulis perlu mengikuti struktur kolom tersebut dan memastikan hasil tampilannya tetap benar.
Penulis juga perlu memperhatikan penggunaan gelar akademik. Banyak jurnal meminta nama author tanpa gelar seperti S.Pd., S.T., atau M.Pd. Akan tetapi, aturan ini tidak berlaku secara mutlak untuk semua penerbit. Oleh sebab itu, periksa panduan jurnal sebelum menambahkan gelar atau mengubah format nama.
Setelah mengisi nama, lakukan pemeriksaan ulang pada formulir dan dokumen manuskrip. Pastikan tidak ada huruf yang tertukar, spasi berlebih, atau perbedaan penulisan antara keduanya. Langkah sederhana ini dapat membantu menghindari ketidaksesuaian informasi saat artikel diproses oleh editor.
Cara Mengisi Afiliasi Author Jurnal
Afiliasi adalah keterangan mengenai institusi atau organisasi yang berkaitan dengan penulis dalam konteks penelitian. Informasi ini dapat berupa universitas, fakultas, program studi, lembaga penelitian, atau organisasi lain yang relevan. Pengisian afiliasi perlu dilakukan secara tepat agar hubungan institusional penulis tidak disalahartikan.
Pertama, gunakan nama resmi institusi sesuai pedoman jurnal. Hindari menulis nama universitas hanya berdasarkan singkatan yang biasa digunakan dalam percakapan sehari-hari jika penerbit meminta nama lengkap. Jika jurnal meminta nama fakultas atau departemen, sertakan informasi tersebut sesuai urutan yang ditentukan.
Sebagai ilustrasi, seorang mahasiswa yang melakukan penelitian di sebuah universitas dapat mencantumkan program studi, fakultas, dan nama universitas apabila format jurnal memintanya. Namun, tidak semua penerbit mewajibkan rincian sampai tingkat program studi. Karena itu, jangan menambahkan terlalu banyak informasi tanpa memeriksa panduan yang berlaku.
Penulis juga harus memastikan bahwa afiliasi tersebut benar-benar relevan. Jangan mencantumkan institusi yang tidak memiliki hubungan dengan penelitian hanya untuk memperbanyak jumlah afiliasi. Informasi yang dicantumkan harus dapat dipertanggungjawabkan.
Bagaimana jika penulis berpindah institusi setelah penelitian selesai? Dalam situasi tersebut, ikuti kebijakan jurnal mengenai afiliasi saat penelitian dilakukan dan alamat institusi saat ini. Jika keduanya perlu dicantumkan, jelaskan secara tepat agar pembaca memahami konteksnya.
Cara Mengisi Alamat Surel Author
Alamat surel menjadi sarana komunikasi antara penulis, editor, penerbit, dan pembaca. Oleh karena itu, informasi ini harus ditulis secara akurat dan menggunakan alamat yang masih dapat diakses. Kesalahan satu karakter saja dapat menyebabkan pesan tidak sampai kepada pemilik alamat yang dimaksud.
Sebaiknya, periksa kembali alamat surel sebelum menyelesaikan formulir pengiriman artikel. Pastikan nama pengguna, tanda titik, angka, dan nama domain telah ditulis dengan benar. Jika jurnal mengirimkan notifikasi melalui surel, penulis juga perlu memeriksa kotak masuk secara berkala selama proses editorial berlangsung.
Sebagian jurnal memperbolehkan penggunaan surel pribadi, sedangkan jurnal lain mungkin menyarankan alamat institusi. Jika tersedia, alamat surel institusi dapat membantu memperjelas hubungan akademik penulis. Namun, yang terpenting adalah alamat tersebut aktif dan benar-benar dapat digunakan oleh penulis yang bersangkutan.
Pada artikel dengan beberapa penulis, tidak semua author selalu diminta mencantumkan surel pada halaman utama artikel. Sebagian jurnal hanya menampilkan alamat corresponding author. Karena itu, periksa format yang diwajibkan sebelum memasukkan informasi kontak ke dalam manuskrip.
Cara Menentukan Corresponding Author
Corresponding author adalah penulis yang bertanggung jawab menangani komunikasi utama dengan editor dan penerbit. Penulis ini biasanya menerima pemberitahuan mengenai hasil pemeriksaan naskah, permintaan revisi, serta proses penerbitan. Setelah artikel terbit, corresponding author juga dapat menjadi kontak utama bagi pembaca yang ingin menghubungi tim penulis.
Penunjukan corresponding author sebaiknya dilakukan melalui kesepakatan tim. Orang yang dipilih perlu memahami tanggung jawabnya dan bersedia memantau komunikasi selama proses publikasi. Penunjukan ini tidak seharusnya dilakukan hanya karena salah satu anggota tim memiliki alamat surel yang mudah diakses.
Perlu dipahami bahwa corresponding author tidak selalu merupakan penulis pertama. First author dan corresponding author memiliki peran yang berbeda, meskipun dalam beberapa penelitian keduanya dapat dijalankan oleh orang yang sama. Urutan nama author perlu ditentukan berdasarkan kesepakatan, kontribusi, dan kebiasaan yang berlaku dalam bidang ilmu terkait.
Sebelum mengirimkan artikel, pastikan nama corresponding author pada manuskrip sama dengan nama yang dipilih dalam sistem jurnal. Periksa pula alamat surel yang digunakan. Jika terdapat perbedaan, perbaiki sebelum naskah masuk ke tahap pemeriksaan berikutnya.
Cara Mengisi ORCID iD dengan Tepat
ORCID iD merupakan pengenal digital yang membantu membedakan seorang peneliti dari peneliti lain. Identitas ini berguna ketika terdapat beberapa penulis dengan nama yang sama atau memiliki variasi penulisan nama. ORCID iD juga dapat dihubungkan dengan informasi profesional dan rekam publikasi peneliti.
Jika jurnal meminta ORCID iD, penulis perlu memastikan bahwa nomor yang dimasukkan benar-benar miliknya. Buka profil ORCID yang digunakan, lalu cocokkan nomor identitas sebelum menyalinnya ke sistem pengiriman. Jangan menggunakan nomor milik rekan penulis hanya karena nama mereka mirip atau berasal dari institusi yang sama.
Selain nomor identitas, periksa pula informasi nama pada profil tersebut. Konsistensi nama membantu proses pencocokan informasi publikasi. Jika terdapat data yang sudah tidak sesuai, pemilik akun dapat memperbaruinya melalui layanan ORCID.
Meskipun bermanfaat, ORCID iD bukan pengganti nama dan afiliasi. Penulis tetap perlu mengisi seluruh informasi yang diminta oleh jurnal. Identitas digital berfungsi sebagai pelengkap untuk mendukung pengenalan peneliti secara lebih akurat.
Cara Mengisi Identitas Author pada Sistem Pengiriman Jurnal
Selain mencantumkan identitas dalam manuskrip, penulis sering kali harus mengisi data melalui sistem pengiriman artikel. Tahap ini penting karena informasi yang dimasukkan ke portal jurnal dapat digunakan untuk menyusun metadata publikasi. Oleh sebab itu, penulis tidak boleh berasumsi bahwa seluruh data dalam dokumen akan otomatis tersalin ke sistem.
Mulailah dengan membuat atau masuk ke akun pada portal jurnal yang dituju. Selanjutnya, pilih menu pengiriman manuskrip dan isi informasi penulis sesuai kolom yang tersedia. Masukkan nama, afiliasi, alamat surel, serta informasi lain yang diwajibkan oleh sistem.
Jika artikel ditulis oleh beberapa orang, tambahkan setiap author sesuai urutan yang telah disepakati. Periksa kembali peran penulis utama dan corresponding author jika sistem menyediakan pilihan tersebut. Pastikan semua anggota tim telah menyetujui informasi yang dicantumkan.
Setelah semua kolom terisi, tinjau halaman ringkasan sebelum menekan tombol pengiriman akhir. Cocokkan informasi pada halaman tersebut dengan manuskrip yang akan diunggah. Jika terdapat kesalahan, perbaiki terlebih dahulu sesuai fasilitas yang tersedia.
Perlu diingat bahwa sistem jurnal dapat memiliki tampilan dan urutan pengisian yang berbeda. Karena itu, gunakan petunjuk pada portal yang sedang digunakan, bukan hanya mengikuti langkah dari jurnal lain. Jika ada kolom yang tidak dipahami, periksa panduan penulis atau hubungi pengelola jurnal melalui saluran resmi.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Mengisi Identitas Author
Kesalahan identitas author sering terjadi karena penulis terlalu fokus pada isi artikel. Padahal, informasi penulis merupakan bagian penting dari kelengkapan manuskrip. Pemeriksaan yang terburu-buru dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara dokumen dan data pada sistem pengiriman.
Kesalahan pertama adalah penulisan nama yang tidak konsisten. Contohnya, nama lengkap dicantumkan pada dokumen artikel, tetapi nama tengah dihilangkan pada formulir jurnal tanpa mempertimbangkan konsistensi publikasi. Perbedaan seperti ini dapat menyulitkan pencocokan rekam publikasi dalam beberapa sistem.
Kesalahan berikutnya adalah penggunaan afiliasi yang tidak tepat. Penulis mungkin mencantumkan nama institusi secara singkat atau menggunakan nama lama yang sudah tidak sesuai dengan pedoman. Ada pula penulis yang mencantumkan afiliasi tanpa memastikan relevansinya dengan penelitian.
Kesalahan lain meliputi alamat surel yang tidak aktif, ORCID iD yang tertukar, dan urutan author yang belum disepakati. Pada artikel kolaboratif, masalah dapat muncul ketika satu orang mengubah daftar penulis tanpa memberi tahu anggota tim lainnya.
Untuk mencegah hal tersebut, sediakan waktu khusus untuk memeriksa identitas sebelum pengiriman. Jangan hanya memeriksa ejaan nama. Tinjau semua informasi satu per satu dan mintalah anggota tim memverifikasi data yang berkaitan dengan dirinya.
Tips Praktis agar Pengisian Identitas Author Lebih Akurat
Pengisian identitas akan lebih mudah jika penulis menyiapkan informasi sebelum membuka portal jurnal. Buat catatan yang memuat nama yang digunakan dalam publikasi, afiliasi yang relevan, alamat surel aktif, serta ORCID iD jika tersedia. Dengan begitu, penulis tidak perlu mencari atau menebak informasi ketika sedang mengisi formulir.
Untuk artikel kolaboratif, sepakati urutan nama dan peran setiap penulis sejak awal. Diskusikan pula siapa yang menjadi corresponding author dan bagaimana kontribusi masing-masing akan dijelaskan. Kesepakatan tersebut sebaiknya dikonfirmasi kepada seluruh anggota tim sebelum manuskrip dikirimkan.
Selanjutnya, gunakan daftar periksa sederhana. Pastikan seluruh unsur identitas telah diisi sesuai ketentuan jurnal, lalu bandingkan informasi pada manuskrip dengan data dalam portal. Jika penerbit memberikan proof sebelum publikasi, manfaatkan kesempatan itu untuk memeriksa kembali nama, afiliasi, dan informasi kontak.
Terakhir, simpan versi manuskrip yang telah diperiksa beserta catatan perubahan yang diperlukan. Cara ini membantu tim melacak informasi yang sudah disepakati. Jika terjadi perubahan sebelum penerbitan, seluruh penulis dapat merujuk pada catatan yang sama sehingga risiko perbedaan data dapat dikurangi.
Apa yang Harus Dilakukan Jika Identitas Author Salah?
Jika kesalahan ditemukan sebelum artikel diterbitkan, segera beri tahu corresponding author atau editor yang menangani manuskrip. Jelaskan bagian yang salah dan sampaikan informasi yang benar secara spesifik. Selanjutnya, ikuti prosedur koreksi yang ditetapkan oleh jurnal.
Apabila artikel sudah terbit, hubungi penerbit melalui saluran resmi. Sampaikan informasi mengenai artikel dan bagian identitas yang perlu diperbaiki. Penerbit akan menentukan langkah yang sesuai berdasarkan jenis kesalahan dan kebijakan publikasinya.
Perlu dibedakan antara koreksi administratif dan perubahan kepengarangan. Kesalahan ejaan nama mungkin memiliki prosedur yang berbeda dari penambahan atau penghapusan author. Perubahan yang berkaitan dengan daftar penulis perlu ditangani lebih hati-hati karena menyangkut kontribusi dan tanggung jawab ilmiah.
Simpan korespondensi terkait proses koreksi agar setiap perubahan memiliki catatan yang jelas. Setelah perbaikan selesai, periksa kembali halaman artikel dan metadata yang tersedia. Dengan demikian, penulis dapat memastikan bahwa informasi yang ditampilkan telah sesuai dengan koreksi yang disetujui penerbit.
Baca Juga: Identitas Author Jurnal yang Perlu Dipastikan Sebelum Artikel Terbit
Kesimpulan
Cara mengisi identitas author jurnal dengan benar dimulai dari memahami setiap unsur informasi yang dibutuhkan. Penulis perlu memastikan nama, afiliasi, alamat surel, corresponding author, ORCID iD, serta urutan kepengarangan sesuai dengan kondisi sebenarnya dan ketentuan jurnal. Pengisian yang tepat membantu menjaga keakuratan informasi publikasi sekaligus mempermudah komunikasi akademik.
Sebelum artikel dikirimkan, periksa kembali data pada manuskrip dan sistem pengiriman. Pada artikel kolaboratif, pastikan semua penulis menyetujui informasi yang dicantumkan. Jika penerbit menyediakan proof, gunakan tahap tersebut untuk melakukan pemeriksaan akhir. Dengan persiapan yang sistematis, kesalahan identitas dapat dikurangi dan proses publikasi menjadi lebih tertata.
Bagi Anda yang sedang mempersiapkan artikel ilmiah bidang teknik, membutuhkan bantuan analisis data, proofreading akademik, pengecekan similarity, penerjemahan artikel, pemilihan jurnal target, hingga pendampingan submit jurnal Scopus, layanan konsultasi akademik profesional dapat membantu meningkatkan kualitas manuskrip sekaligus memperbesar peluang publikasi pada jurnal bereputasi internasional.
