Mengirim naskah ke jurnal ilmiah bukan hanya tentang menyiapkan artikel yang berkualitas. Penulis juga perlu melengkapi berbagai informasi pendukung agar proses pengiriman berjalan lancar. Salah satu bagian yang perlu diperhatikan adalah data author jurnal, yaitu informasi yang menjelaskan identitas penulis dan keterkaitannya dengan penelitian yang dipublikasikan.
Data author sering kali diminta ketika penulis mengisi formulir pengiriman naskah. Informasi tersebut juga dapat dicantumkan pada halaman awal artikel atau dimasukkan melalui sistem jurnal. Jika data belum lengkap atau tidak sesuai, pengelola jurnal mungkin perlu meminta perbaikan sebelum naskah dapat diproses lebih lanjut.
Karena itu, memahami data author jurnal yang harus disiapkan saat mengirim naskah menjadi langkah penting bagi penulis pemula maupun peneliti berpengalaman. Persiapan yang baik membantu menjaga keakuratan informasi publikasi. Selain itu, penulis dapat mengurangi kesalahan administratif yang berpotensi menghambat proses editorial.
Apa yang Dimaksud dengan Data Author Jurnal?
Data author jurnal adalah kumpulan informasi mengenai penulis yang menyertai pengiriman dan penerbitan artikel ilmiah. Informasi ini membantu editor mengenali penulis, memeriksa afiliasi, serta mengelola komunikasi selama proses editorial. Setelah artikel diterbitkan, sebagian data tersebut juga menjadi bagian dari metadata publikasi.
Secara umum, data author mencakup nama lengkap, afiliasi institusi, alamat surel, dan informasi penulis korespondensi. Beberapa jurnal juga meminta ORCID iD, nomor identitas peneliti digital, serta pernyataan kontribusi setiap penulis. Persyaratan tersebut bergantung pada kebijakan jurnal dan sistem penerbit yang digunakan.
Data author perlu dibedakan dari isi utama manuskrip. Manuskrip memuat judul, abstrak, pendahuluan, metode, hasil, pembahasan, dan bagian lain sesuai struktur artikel. Sementara itu, data author berfokus pada informasi orang-orang yang bertanggung jawab atas karya ilmiah tersebut.
Meskipun demikian, kedua bagian ini saling berkaitan. Informasi penulis pada dokumen harus sesuai dengan data yang dimasukkan ke sistem pengiriman. Jika terdapat perbedaan, editor mungkin perlu meminta klarifikasi sebelum melanjutkan proses pemeriksaan naskah.
Baca Juga: 100+ Jurnal Terindeks Scopus Gratis Bidang Ilmu Lingkungan
Mengapa Data Author Perlu Disiapkan Sebelum Mengirim Naskah?
Menyiapkan data author sejak awal membantu penulis menghindari pengisian formulir secara terburu-buru. Ketika seluruh informasi sudah tersedia, proses pengiriman dapat dilakukan dengan lebih teratur. Penulis juga memiliki waktu untuk memeriksa ketepatan setiap data sebelum naskah dikirimkan kepada editor.
Selain itu, data author yang akurat mendukung pengelolaan rekam publikasi. Nama dan afiliasi penulis dapat ditampilkan pada laman jurnal serta diteruskan ke layanan pengindeks yang bekerja sama dengan penerbit. Jika informasi tersebut tidak konsisten, penelusuran karya ilmiah dapat menjadi kurang akurat.
Persiapan ini juga penting untuk artikel yang ditulis bersama beberapa orang. Setiap penulis mungkin berasal dari institusi berbeda dan memiliki informasi kontak masing-masing. Tanpa koordinasi yang baik, kesalahan nama, afiliasi, atau urutan kepengarangan lebih mudah terjadi.
Di samping itu, kelengkapan data dapat membantu memperlancar komunikasi editorial. Editor perlu mengetahui siapa yang menjadi kontak utama dan bagaimana menghubungi penulis tersebut. Oleh sebab itu, persiapan data author sebaiknya dilakukan sebelum pengiriman, bukan menunggu sampai editor meminta perbaikan.
Jenis Data Author Jurnal yang Harus Disiapkan
Tidak semua jurnal meminta informasi yang sama. Namun, terdapat beberapa jenis data author yang umum dibutuhkan ketika mengirimkan naskah. Penulis perlu memahami fungsi setiap informasi agar dapat menyiapkannya sesuai kebutuhan.
Berikut gambaran data yang sebaiknya diperiksa sebelum proses pengiriman dimulai.
| Jenis data | Informasi yang perlu disiapkan | Kegunaan |
|---|---|---|
| Nama lengkap | Nama setiap penulis sesuai bentuk yang digunakan dalam publikasi | Mengenali penulis artikel |
| Afiliasi | Nama institusi dan unit akademik yang relevan | Menjelaskan hubungan institusional |
| Alamat surel | Alamat kontak yang aktif | Mendukung komunikasi editorial |
| Corresponding author | Nama penulis yang menjadi kontak utama | Mengatur komunikasi dengan jurnal |
| ORCID iD | Nomor pengenal digital peneliti jika diminta | Membantu membedakan identitas peneliti |
| Urutan author | Susunan nama penulis yang telah disepakati | Menjaga ketepatan kepengarangan |
| Kontribusi penulis | Peran setiap penulis jika diwajibkan | Menjelaskan kontribusi dalam penelitian |
| Informasi tambahan | Data lain sesuai formulir jurnal | Memenuhi persyaratan khusus penerbit |
Tabel tersebut dapat dijadikan daftar pemeriksaan awal. Namun, penulis tidak perlu menganggap semua unsur wajib tersedia pada setiap jurnal. Periksa panduan penulis untuk mengetahui informasi yang benar-benar diminta oleh penerbit tujuan.
Nama Lengkap Setiap Author
Nama lengkap merupakan data utama yang perlu disiapkan sebelum mengirim naskah. Penulis harus memastikan ejaan dan susunan nama sudah benar. Bentuk nama yang digunakan juga sebaiknya konsisten dengan publikasi ilmiah sebelumnya, selama sesuai dengan ketentuan jurnal.
Perbedaan penulisan nama dapat menimbulkan kendala dalam pencarian publikasi. Sebagai contoh, seorang penulis menggunakan nama lengkap pada artikel pertama, tetapi menyingkat bagian namanya pada artikel berikutnya. Perbedaan tersebut tidak selalu salah, tetapi dapat membuat rekam publikasinya lebih sulit dicocokkan secara otomatis.
Karena itu, siapkan daftar nama seluruh penulis sebelum mengisi formulir. Periksa huruf, spasi, tanda baca, dan susunan nama satu per satu. Jika sistem jurnal menyediakan kolom nama depan dan nama keluarga, ikuti petunjuk pengisian yang diberikan.
Penulis juga perlu memperhatikan penggunaan gelar akademik. Sebagian besar format jurnal meminta nama penulis tanpa gelar, tetapi aturan setiap penerbit dapat berbeda. Oleh karena itu, gunakan pedoman jurnal sebagai acuan utama.
Pada artikel kolaboratif, mintalah setiap anggota tim memeriksa namanya sendiri. Langkah ini membantu menghindari kesalahan yang mungkin terlewat ketika satu orang mengisi seluruh formulir. Pastikan pula nama dalam dokumen manuskrip sesuai dengan nama yang tercatat pada sistem pengiriman.
Afiliasi Institusi dan Unit Akademik
Afiliasi menjelaskan institusi atau organisasi yang berkaitan dengan penulis dalam konteks penelitian. Informasi ini dapat berupa universitas, fakultas, departemen, program studi, atau lembaga penelitian. Susunan afiliasi bergantung pada format yang diminta oleh jurnal.
Sebelum mengirim naskah, pastikan nama institusi ditulis sesuai nama resminya. Hindari penggunaan singkatan yang tidak jelas apabila jurnal meminta nama lengkap. Jika penerbit mengharuskan penulis mencantumkan unit akademik, susun informasi tersebut sesuai urutan dalam pedoman.
Misalnya, seorang mahasiswa melakukan penelitian di sebuah universitas melalui program studi tertentu. Jika jurnal meminta informasi lengkap, penulis dapat mencantumkan program studi, fakultas, dan universitas. Namun, apabila formatnya hanya meminta nama universitas, informasi tambahan tidak perlu dimasukkan tanpa alasan.
Situasi berbeda dapat terjadi ketika penulis memiliki lebih dari satu afiliasi. Dalam kondisi tersebut, setiap afiliasi harus memiliki dasar yang jelas dan sesuai dengan kebijakan jurnal. Jangan menambahkan nama institusi hanya untuk meningkatkan kesan profesional.
Jika penulis berpindah institusi setelah penelitian dilakukan, periksa ketentuan mengenai afiliasi saat penelitian dan alamat institusi saat ini. Beberapa jurnal mengizinkan keterangan tambahan untuk menjelaskan perubahan tersebut. Informasi harus disampaikan secara transparan agar tidak menimbulkan salah pengertian.
Alamat Surel yang Aktif
Alamat surel diperlukan untuk komunikasi antara penulis, editor, dan penerbit. Melalui alamat tersebut, penulis dapat menerima pemberitahuan mengenai status naskah, permintaan revisi, dan keputusan editorial. Karena itu, informasi kontak harus benar dan dapat diakses.
Sebelum mengirim naskah, periksa kembali penulisan alamat surel. Pastikan tidak ada karakter yang tertinggal atau tertukar. Jika penulis menggunakan lebih dari satu alamat, pilih alamat yang paling sesuai untuk komunikasi akademik dan dapat dipantau secara rutin.
Sebagian jurnal meminta alamat surel semua penulis. Sementara itu, jurnal lain hanya meminta alamat corresponding author atau menampilkan satu alamat kontak pada artikel yang diterbitkan. Penulis perlu mengikuti petunjuk sistem agar tidak memasukkan informasi secara berlebihan.
Alamat surel institusi dapat digunakan jika tersedia dan masih aktif. Namun, penulis tetap perlu memperhatikan akses jangka panjang. Jika alamat tersebut berpotensi tidak dapat digunakan setelah masa studi atau pekerjaan berakhir, periksa apakah jurnal mengizinkan alamat alternatif yang tetap dapat dihubungi.
Pastikan pula alamat surel pada formulir sesuai dengan informasi di manuskrip. Perbedaan antara keduanya dapat membingungkan editor. Pemeriksaan singkat sebelum pengiriman dapat membantu menghindari masalah komunikasi selama proses publikasi.
Corresponding Author dan Tanggung Jawabnya
Corresponding author adalah penulis yang ditunjuk sebagai kontak utama untuk berkomunikasi dengan editor dan penerbit. Orang ini biasanya menangani pemberitahuan editorial, koordinasi revisi, serta komunikasi terkait penerbitan. Karena itu, penunjukannya perlu dipertimbangkan secara matang.
Pada artikel dengan beberapa penulis, corresponding author sebaiknya ditentukan melalui kesepakatan bersama. Penulis yang ditunjuk perlu mengetahui tanggung jawabnya dan bersedia memantau komunikasi dari jurnal. Penunjukan tersebut tidak boleh dilakukan tanpa sepengetahuan orang yang bersangkutan.
Perlu dipahami bahwa corresponding author tidak selalu merupakan penulis pertama. Penulis pertama biasanya berkaitan dengan urutan kepengarangan dan kontribusi dalam penelitian, sedangkan corresponding author bertanggung jawab atas komunikasi utama. Satu orang dapat menjalankan kedua peran tersebut jika disepakati oleh tim dan diperbolehkan oleh jurnal.
Sebelum pengiriman, siapkan nama dan alamat surel corresponding author. Periksa pula apakah sistem meminta penulis memilih peran tersebut melalui menu khusus. Pastikan data yang dipilih pada sistem sama dengan informasi yang tercantum dalam dokumen artikel.
Jika terjadi pergantian corresponding author selama proses editorial, komunikasikan perubahan tersebut kepada editor dan ikuti prosedur jurnal. Jangan mengubah informasi penting secara sepihak karena perubahan dapat memengaruhi alur komunikasi dan tanggung jawab selama publikasi.
ORCID iD dan Identitas Digital Peneliti
ORCID iD merupakan pengenal digital yang membantu membedakan peneliti, termasuk mereka yang memiliki nama serupa. Identitas ini dapat dihubungkan dengan rekam publikasi dan informasi profesional peneliti. Sejumlah jurnal meminta ORCID iD sebagai bagian dari proses pengiriman naskah.
Jika jurnal meminta data tersebut, penulis perlu menyiapkan nomor ORCID iD miliknya. Pastikan nomor yang dimasukkan sesuai dengan profil yang benar. Jangan menyalin nomor milik rekan penulis atau memilih profil hanya berdasarkan kemiripan nama.
Selain nomor identitas, periksa informasi nama pada profil ORCID. Data yang konsisten dapat membantu proses pengaitan publikasi. Jika terdapat informasi yang sudah tidak sesuai, pemilik akun dapat memperbaruinya melalui layanan yang tersedia.
Namun, ORCID iD tidak selalu diwajibkan oleh semua jurnal. Jika sistem pengiriman tidak memintanya, penulis perlu mengikuti ketentuan penerbit tanpa menganggapnya sebagai persyaratan universal. Meskipun demikian, memiliki identitas digital yang dikelola dengan baik dapat membantu penulis menjaga rekam akademiknya.
Urutan Author dan Pernyataan Kontribusi
Urutan author merupakan bagian penting dalam data kepengarangan, terutama untuk artikel yang ditulis oleh beberapa orang. Susunan nama perlu disepakati berdasarkan kontribusi, kebiasaan bidang ilmu, dan aturan jurnal yang dituju. Karena setiap bidang dapat memiliki tradisi kepengarangan berbeda, tidak ada satu pola yang otomatis berlaku untuk semua penelitian.
Sebelum mengirim naskah, pastikan seluruh anggota tim mengetahui urutan nama yang akan digunakan. Diskusikan perubahan apabila ada perbedaan pendapat atau perubahan kontribusi selama penelitian. Kesepakatan ini sebaiknya diselesaikan sebelum pengiriman agar tidak menimbulkan persoalan pada tahap editorial.
Beberapa jurnal juga meminta pernyataan kontribusi author. Bagian tersebut menjelaskan peran setiap penulis, misalnya dalam merancang penelitian, mengumpulkan data, melakukan analisis, atau menyusun manuskrip. Uraian kontribusi harus sesuai dengan pekerjaan yang benar-benar dilakukan.
Jika jurnal menyediakan formulir kontribusi, isi berdasarkan petunjuk yang diberikan. Pastikan tidak ada peran yang diklaim tanpa dasar. Pada akhirnya, setiap penulis perlu memahami tanggung jawabnya terhadap bagian penelitian yang dikerjakan dan isi artikel yang diterbitkan.
Data Tambahan yang Mungkin Diminta oleh Jurnal
Selain informasi dasar, beberapa penerbit meminta data tambahan sesuai bidang ilmu atau kebijakan editorialnya. Informasi tersebut dapat mencakup pernyataan konflik kepentingan, sumber pendanaan, ucapan terima kasih, atau keterangan lain yang berkaitan dengan penelitian. Walaupun tidak semuanya termasuk identitas author secara langsung, data tersebut sering disiapkan bersamaan dengan formulir pengiriman.
Pernyataan konflik kepentingan digunakan untuk menjelaskan apakah terdapat hubungan atau kepentingan yang berpotensi memengaruhi penelitian. Sementara itu, informasi pendanaan menerangkan pihak yang mendukung pelaksanaan penelitian jika ada. Penulis harus mengisi bagian tersebut secara jujur dan sesuai keadaan sebenarnya.
Sebagian jurnal juga meminta penulis memberikan informasi mengenai persetujuan etik atau izin penelitian, terutama jika penelitian melibatkan manusia, hewan, atau data yang memerlukan perlindungan khusus. Persyaratan ini bergantung pada jenis penelitian dan ketentuan penerbit.
Oleh karena itu, penulis sebaiknya membaca seluruh formulir pengiriman sebelum mulai mengisi data. Catat persyaratan tambahan yang perlu disiapkan dan pastikan dokumen pendukung tersedia. Dengan cara ini, proses pengiriman dapat dilakukan secara lebih lengkap dan terarah.
Cara Menyiapkan Data Author Sebelum Submit Jurnal
Menyiapkan data author akan lebih mudah jika dilakukan secara bertahap. Penulis dapat memulai dengan mengumpulkan informasi dari seluruh anggota tim, kemudian mencocokkannya dengan pedoman jurnal. Setelah itu, data dapat dimasukkan ke sistem pengiriman dan diperiksa kembali sebelum naskah dikirimkan.
Berikut tahapan yang dapat digunakan sebagai panduan praktis.
- Baca Pedoman Penulis
Periksa aturan penulisan dan persyaratan identitas author yang ditetapkan jurnal. Perhatikan juga format manuskrip serta dokumen tambahan yang perlu disiapkan.
- Kumpulkan Data Setiap Penulis
Siapkan nama lengkap, afiliasi, alamat surel, dan ORCID iD jika diperlukan. Pastikan semua informasi sesuai dengan identitas masing-masing penulis.
- Sepakati Urutan Kepengarangan
Diskusikan urutan nama penulis bersama seluruh anggota tim. Pastikan setiap penulis menyetujui susunan tersebut dan memahami kontribusinya dalam penelitian.
- Tentukan Corresponding Author
Pilih satu penulis yang akan menjadi kontak utama dengan pihak jurnal. Pastikan orang tersebut bersedia mengelola komunikasi selama proses pengiriman hingga penerbitan artikel.
- Lengkapi Informasi Author dalam Manuskrip
Masukkan identitas penulis sesuai format yang ditentukan jurnal. Namun, jika jurnal menerapkan penelaahan anonim, ikuti petunjuknya agar identitas penulis tidak muncul pada dokumen yang dinilai reviewer.
- Isi Data pada Sistem Pengiriman Jurnal
Masukkan informasi setiap penulis ke dalam portal pengiriman naskah. Periksa kembali setiap kolom wajib agar tidak ada data yang salah atau terlewat.
- Cocokkan Seluruh Informasi
Bandingkan data author dalam manuskrip dengan informasi pada portal jurnal. Pastikan nama, afiliasi, alamat surel, dan urutan penulis tercantum secara konsisten.
- Lakukan Pemeriksaan Akhir
Sebelum mengirim naskah, periksa kembali seluruh identitas penulis. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan, informasi yang tertinggal, atau perbedaan data yang dapat menghambat proses editorial.
Tahapan tersebut dapat disesuaikan dengan sistem yang digunakan oleh penerbit. Jika jurnal menerapkan penelaahan anonim, ikuti petunjuk mengenai penempatan identitas penulis. Dalam kondisi tertentu, identitas harus dipisahkan dari naskah utama agar proses penilaian tetap sesuai kebijakan jurnal.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Menyiapkan Data Author
Salah satu kesalahan yang sering dilakukan adalah menganggap data author hanya berupa nama dan afiliasi. Padahal, sistem pengiriman dapat meminta informasi yang lebih lengkap. Jika penulis baru memeriksa persyaratan ketika proses submit berlangsung, beberapa data mungkin belum siap.
Kesalahan berikutnya adalah ketidaksesuaian antara manuskrip dan portal jurnal. Nama, urutan penulis, atau alamat surel mungkin berbeda karena formulir diisi secara terpisah. Perbedaan ini dapat menimbulkan pertanyaan dari editor dan menambah pekerjaan administratif.
Penulis juga terkadang mencantumkan afiliasi yang tidak sesuai atau memasukkan ORCID iD yang keliru. Pada artikel kolaboratif, urutan kepengarangan dapat menjadi masalah jika belum dibicarakan secara terbuka. Oleh sebab itu, data author sebaiknya tidak ditentukan hanya oleh satu orang tanpa konfirmasi dari anggota tim lainnya.
Kesalahan lain adalah melewatkan pernyataan tambahan yang diwajibkan jurnal. Misalnya, penulis lupa mengisi informasi pendanaan atau konflik kepentingan ketika bagian tersebut tersedia pada sistem. Untuk mencegahnya, periksa seluruh kolom dan gunakan daftar periksa sebelum pengiriman.
Tips agar Data Author Lengkap dan Konsisten
Cara paling sederhana untuk menjaga konsistensi adalah menyiapkan satu dokumen kerja yang memuat data seluruh penulis. Dokumen tersebut dapat berisi nama, afiliasi, surel, ORCID iD, urutan kepengarangan, dan peran corresponding author. Pastikan informasi diperoleh langsung dari setiap penulis agar tidak terjadi kesalahan penyalinan.
Selanjutnya, gunakan pedoman jurnal sebagai acuan utama. Jangan hanya menyalin format identitas dari artikel lain karena setiap penerbit mungkin memiliki aturan berbeda. Perhatikan pula apakah identitas harus dimasukkan ke dalam manuskrip, sistem pengiriman, atau keduanya.
Untuk artikel kolaboratif, mintalah seluruh anggota tim memeriksa informasi sebelum pengiriman. Jika ada perubahan, komunikasikan kepada semua pihak yang berkepentingan. Cara ini membantu menjaga kesepakatan dan mengurangi risiko kesalahan kepengarangan.
Terakhir, simpan versi akhir manuskrip dan catatan data yang telah disetujui. Jika jurnal meminta revisi atau memberikan proof, gunakan dokumen tersebut sebagai acuan untuk memeriksa konsistensi informasi. Dengan persiapan yang tertata, penulis dapat mengelola proses pengiriman naskah secara lebih efisien.
Baca Juga: Informasi yang Dibutuhkan Author Jurnal Saat Submission
Kesimpulan
Data author jurnal yang harus disiapkan saat mengirim naskah meliputi nama lengkap, afiliasi institusi, alamat surel, corresponding author, ORCID iD jika diminta, urutan kepengarangan, serta pernyataan kontribusi. Jurnal tertentu juga dapat meminta informasi tambahan, seperti pendanaan dan konflik kepentingan. Karena persyaratan setiap penerbit berbeda, penulis perlu membaca pedoman sebelum mengirimkan artikel.
Persiapan data yang lengkap membantu menjaga keakuratan informasi dan mendukung kelancaran proses editorial. Periksa kembali data dalam manuskrip dan sistem pengiriman, lalu pastikan seluruh penulis menyetujui informasi yang dicantumkan. Dengan langkah yang sistematis, kesalahan administratif dapat dikurangi sehingga penulis dapat lebih fokus pada kualitas isi penelitian.
Bagi Anda yang sedang mempersiapkan artikel ilmiah bidang teknik, membutuhkan bantuan analisis data, proofreading akademik, pengecekan similarity, penerjemahan artikel, pemilihan jurnal target, hingga pendampingan submit jurnal Scopus, layanan konsultasi akademik profesional dapat membantu meningkatkan kualitas manuskrip sekaligus memperbesar peluang publikasi pada jurnal bereputasi internasional.
