Mengirim artikel ke jurnal ilmiah atau melakukan submission merupakan salah satu tahap penting dalam proses publikasi akademik. Pada tahap ini, penulis tidak hanya mengunggah naskah, tetapi juga perlu mengisi berbagai informasi yang diminta oleh sistem jurnal. Informasi tersebut membantu editor memeriksa kelengkapan pengiriman, mengenali penulis, dan mengelola proses penilaian artikel.
Bagi penulis pemula, formulir submission terkadang terasa membingungkan. Ada kolom yang berkaitan dengan identitas author, informasi manuskrip, pernyataan etik, hingga dokumen pendukung. Jika penulis belum memahami fungsi setiap kolom, proses pengiriman dapat terhambat karena data tidak lengkap atau terdapat kesalahan pengisian.
Oleh karena itu, memahami informasi yang dibutuhkan author jurnal saat submission dapat membantu penulis mempersiapkan naskah secara lebih terarah. Persiapan ini juga berguna untuk mengurangi kesalahan administratif sebelum artikel diperiksa oleh editor. Dengan mengetahui data yang perlu disiapkan, penulis dapat menjalani proses submission secara lebih teliti dan efisien.
Apa Itu Submission Jurnal?
Submission jurnal adalah proses pengiriman naskah ilmiah kepada pengelola jurnal untuk dipertimbangkan dalam penerbitan. Proses ini umumnya dilakukan melalui sistem pengiriman daring yang disediakan oleh penerbit. Penulis perlu mengikuti tahapan yang tersedia, mulai dari memasukkan informasi artikel hingga mengunggah dokumen yang dipersyaratkan.
Submission berbeda dari proses penerbitan itu sendiri. Setelah naskah dikirimkan, editor biasanya memeriksa kelengkapan administrasi dan kesesuaian awal dengan fokus jurnal. Jika memenuhi persyaratan, artikel dapat dilanjutkan ke tahap penilaian atau peer review sesuai kebijakan penerbit.
Dalam proses tersebut, author bertanggung jawab memastikan bahwa informasi yang diberikan sudah benar. Data yang dimasukkan dapat digunakan untuk menghubungi penulis, mengatur proses editorial, dan menyiapkan metadata artikel. Karena itu, pengisian formulir submission perlu dilakukan dengan cermat.
Setiap jurnal dapat memiliki alur pengiriman yang berbeda. Ada sistem yang meminta penulis mengisi seluruh data secara bertahap, sedangkan sistem lain menyediakan halaman pengisian yang lebih ringkas. Penulis sebaiknya membaca panduan submission jurnal tujuan sebelum memulai proses pengiriman.
Baca Juga: 100+ Jurnal Terindeks Scopus Gratis Bidang Ilmu Lingkungan
Mengapa Informasi Author Saat Submission Harus Lengkap?
Kelengkapan informasi membantu editor memahami identitas penulis dan isi naskah yang dikirimkan. Jika nama, afiliasi, atau alamat surel tidak sesuai, editor mungkin perlu meminta klarifikasi. Akibatnya, proses administrasi dapat memerlukan waktu tambahan sebelum artikel diproses lebih lanjut.
Informasi yang benar juga mendukung ketepatan metadata publikasi. Metadata merupakan informasi terstruktur yang menjelaskan suatu artikel, seperti judul, nama penulis, afiliasi, abstrak, dan kata kunci. Data ini dapat digunakan pada laman jurnal dan diteruskan ke layanan pengindeks sesuai kebijakan penerbit.
Selain itu, kelengkapan informasi membantu menjaga transparansi penelitian. Pernyataan mengenai kontribusi penulis, pendanaan, konflik kepentingan, dan persetujuan etik dapat memberikan gambaran tentang tanggung jawab serta konteks penelitian. Namun, jenis pernyataan yang diperlukan bergantung pada karakter penelitian dan kebijakan jurnal.
Pada artikel yang ditulis bersama beberapa orang, kelengkapan data menjadi semakin penting. Seluruh author perlu menyepakati urutan nama, afiliasi, dan peran masing-masing. Dengan begitu, tidak ada informasi yang berubah tanpa sepengetahuan anggota tim.
Informasi Identitas Author yang Perlu Disiapkan
Informasi pertama yang umumnya diminta saat submission adalah identitas penulis. Data ini digunakan untuk mengenali orang-orang yang bertanggung jawab atas artikel dan mengelola komunikasi selama proses editorial. Sebelum membuka sistem jurnal, sebaiknya penulis mengumpulkan informasi seluruh anggota tim.
Berikut beberapa unsur identitas yang umum diminta oleh jurnal.
| Informasi | Hal yang perlu disiapkan | Catatan |
|---|---|---|
| Nama lengkap | Nama setiap author | Periksa ejaan dan konsistensi |
| Afiliasi | Institusi dan unit akademik yang relevan | Gunakan nama resmi |
| Alamat surel | Alamat kontak penulis | Pastikan aktif |
| Corresponding author | Nama penulis kontak utama | Harus disepakati oleh tim |
| ORCID iD | Identitas digital peneliti jika diminta | Pastikan nomor sesuai |
| Urutan author | Susunan nama penulis | Sesuai kesepakatan kepengarangan |
| Kontribusi author | Peran setiap penulis jika diwajibkan | Harus mencerminkan kontribusi sebenarnya |
Tidak semua jurnal meminta seluruh data tersebut. Sebagian hanya membutuhkan nama, afiliasi, dan alamat surel, sedangkan jurnal lain meminta informasi yang lebih lengkap. Karena itu, tabel ini sebaiknya digunakan sebagai daftar pemeriksaan awal, bukan sebagai ketentuan yang berlaku untuk semua penerbit.
Nama Lengkap dan Urutan Author
Nama author perlu diisi secara akurat agar identitas penulis tidak tertukar. Gunakan bentuk nama yang konsisten dengan publikasi akademik sebelumnya jika memungkinkan. Perhatikan ejaan, penggunaan nama tengah, serta pemisahan nama sesuai kolom yang disediakan oleh sistem.
Beberapa portal submission menyediakan kolom nama depan dan nama keluarga secara terpisah. Penulis perlu mengikuti petunjuk pengisian karena struktur nama tidak selalu sama pada setiap sistem. Jika tersedia kolom nama lengkap, masukkan nama sesuai format yang diminta oleh jurnal.
Selain nama, urutan author perlu dipastikan sebelum naskah dikirimkan. Pada penelitian kolaboratif, susunan nama sebaiknya ditentukan berdasarkan kontribusi, kesepakatan tim, dan kebiasaan dalam bidang ilmu terkait. Jangan mengubah urutan secara sepihak setelah seluruh penulis menyetujuinya.
Sebagai ilustrasi, sebuah artikel ditulis oleh tiga orang peneliti. Sebelum submission, mereka perlu menyepakati urutan nama dan memastikan setiap orang tercantum dalam dokumen serta sistem jurnal. Jika terdapat perbedaan, selesaikan terlebih dahulu sebelum menekan tombol pengiriman akhir.
Nama penulis juga sebaiknya diperiksa kembali pada halaman ringkasan submission. Kesalahan kecil, seperti huruf yang tertukar atau nama yang terlewat, dapat menimbulkan ketidaksesuaian antara manuskrip dan metadata. Pemeriksaan ini sederhana, tetapi penting untuk menjaga ketepatan informasi publikasi.
Afiliasi dan Alamat Surel Author
Afiliasi menjelaskan institusi yang berkaitan dengan penulis dalam konteks penelitian. Informasi ini dapat mencakup universitas, fakultas, departemen, program studi, atau lembaga penelitian. Format yang digunakan perlu mengikuti pedoman jurnal agar penulisan afiliasi tetap konsisten.
Gunakan nama resmi institusi dan hindari singkatan yang tidak diminta oleh penerbit. Jika penelitian melibatkan lebih dari satu institusi, pastikan setiap afiliasi memiliki dasar yang jelas. Penulis juga perlu mengikuti petunjuk jurnal mengenai hubungan antara nama author dan afiliasi yang dicantumkan.
Alamat surel berfungsi sebagai sarana komunikasi antara penulis, editor, dan penerbit. Karena itu, alamat yang dimasukkan harus aktif dan dapat diakses. Sebelum mengirimkan naskah, periksa kembali setiap karakter agar tidak ada kesalahan penulisan.
Beberapa jurnal meminta surel seluruh author, sedangkan jurnal lain hanya menampilkan alamat corresponding author. Ikuti ketentuan yang tersedia pada formulir. Jika alamat surel institusi digunakan, pastikan penulis masih dapat mengaksesnya selama proses editorial berlangsung.
Jika penulis berpindah institusi setelah penelitian dilakukan, periksa kebijakan jurnal mengenai afiliasi penelitian dan alamat institusi terkini. Jangan langsung mengganti afiliasi tanpa mempertimbangkan konteks penelitian. Jika diperlukan, berikan keterangan sesuai format yang diizinkan oleh penerbit.
Corresponding Author dan ORCID iD
Corresponding author adalah penulis yang bertanggung jawab menangani komunikasi utama dengan editor dan penerbit. Penulis ini biasanya menerima pemberitahuan mengenai status naskah, permintaan revisi, dan keputusan editorial. Oleh sebab itu, orang yang ditunjuk harus mengetahui tanggung jawabnya dan bersedia memantau komunikasi secara berkala.
Corresponding author tidak selalu merupakan penulis pertama. Kedua peran tersebut memiliki fungsi yang berbeda, meskipun satu orang dapat menjalankan keduanya. Sebelum submission, seluruh anggota tim perlu menyepakati siapa yang menjadi kontak utama.
Jika jurnal meminta ORCID iD, penulis perlu menyiapkan nomor identitas digital yang sesuai dengan profilnya. ORCID iD membantu membedakan peneliti yang memiliki nama serupa dan dapat dihubungkan dengan rekam publikasi. Pastikan nomor yang dimasukkan benar-benar milik penulis terkait.
Tidak semua jurnal mewajibkan ORCID iD pada tahap submission. Namun, jika informasi ini diminta, jangan melewatkannya. Periksa pula apakah sistem mengharuskan setiap author menghubungkan akun ORCID atau hanya meminta nomor identitas tertentu.
Informasi Utama Manuskrip
Selain identitas penulis, sistem submission biasanya meminta informasi mengenai artikel yang dikirimkan. Data ini membantu editor memahami topik naskah dan mengelola proses penilaian. Penulis perlu menyiapkan informasi tersebut sebelum mengisi formulir.
Informasi utama manuskrip umumnya meliputi judul artikel, abstrak, kata kunci, dan jenis naskah. Beberapa jurnal juga meminta bidang kajian atau kategori artikel. Seluruh informasi perlu sesuai dengan isi dokumen yang diunggah.
Judul artikel harus ditulis secara konsisten pada manuskrip dan formulir submission. Hindari perbedaan kata atau penggunaan versi judul yang belum disepakati. Jika sistem membatasi jumlah karakter atau menerapkan format tertentu, ikuti petunjuk yang tersedia.
Abstrak biasanya dimasukkan ke kolom khusus jika sistem menyediakannya. Salin teks dari versi manuskrip yang telah diperiksa dan pastikan formatnya sesuai dengan persyaratan jurnal. Jika jurnal meminta abstrak terstruktur, gunakan bagian yang diwajibkan, misalnya tujuan, metode, hasil, dan kesimpulan.
Kata kunci membantu menjelaskan topik utama artikel dan mendukung proses penelusuran. Pilih istilah yang benar-benar mewakili penelitian, bukan sekadar kata yang populer. Jumlah kata kunci dan format penulisannya harus mengikuti pedoman jurnal tujuan.
Jenis Naskah dan Bidang Kajian
Sebagian jurnal meminta author memilih jenis naskah saat submission. Pilihannya dapat mencakup artikel penelitian, artikel tinjauan, laporan singkat, atau jenis tulisan lain yang diterima oleh jurnal. Penulis perlu memilih kategori yang paling sesuai dengan bentuk dan tujuan manuskrip.
Kesalahan dalam memilih jenis naskah dapat memengaruhi proses pengelolaan artikel. Sebagai contoh, artikel yang berisi hasil penelitian empiris belum tentu sesuai jika dikirim sebagai artikel tinjauan. Karena itu, pahami definisi setiap kategori yang disediakan oleh sistem.
Beberapa portal juga meminta penulis memilih bidang kajian atau topik artikel. Informasi tersebut membantu editor menentukan penanganan naskah dan, jika diperlukan, mencari reviewer yang sesuai. Pilih bidang yang paling dekat dengan fokus penelitian.
Jika terdapat beberapa pilihan yang mirip, periksa cakupan jurnal dan deskripsi kategori yang tersedia. Jangan memilih kategori hanya karena terdengar lebih luas atau lebih populer. Ketepatan pilihan lebih penting daripada sekadar menyelesaikan formulir dengan cepat.
Pernyataan Etik, Pendanaan, dan Konflik Kepentingan
Informasi terkait etika penelitian menjadi bagian penting dalam submission, terutama untuk penelitian yang melibatkan manusia, hewan, atau data yang memerlukan perlindungan khusus. Jurnal dapat meminta keterangan mengenai persetujuan etik, izin penelitian, atau persetujuan partisipan sesuai kebutuhan. Penulis perlu menyiapkan informasi yang relevan dan dapat dipertanggungjawabkan.
Persyaratan etik tidak selalu sama pada setiap jenis penelitian. Karena itu, periksa pedoman jurnal dan aturan institusi yang menaungi penelitian. Jangan mencantumkan nomor persetujuan etik jika tidak tersedia atau tidak sesuai dengan penelitian yang dilakukan.
Selain itu, beberapa jurnal meminta pernyataan pendanaan. Bagian ini menjelaskan apakah penelitian memperoleh dukungan dari lembaga, organisasi, atau sumber dana tertentu. Jika penelitian tidak menerima pendanaan khusus, gunakan pernyataan yang sesuai dengan format jurnal.
Konflik kepentingan juga perlu dijelaskan secara transparan. Penulis harus mengikuti petunjuk penerbit untuk menyatakan ada atau tidaknya kepentingan yang relevan. Jangan menganggap bagian ini tidak penting hanya karena tidak memengaruhi isi utama artikel secara langsung.
Jika sistem meminta pernyataan tersebut dalam formulir dan manuskrip, pastikan keduanya konsisten. Periksa juga apakah jurnal menyediakan format pernyataan khusus. Informasi yang jelas dapat membantu menjaga transparansi proses publikasi.
Dokumen Pendukung yang Harus Disiapkan
Submission tidak selalu selesai dengan mengisi formulir dan mengunggah manuskrip utama. Sejumlah jurnal meminta dokumen tambahan untuk mendukung proses editorial. Dokumen tersebut bergantung pada kebijakan penerbit dan karakter penelitian.
Berikut beberapa dokumen yang mungkin diperlukan:
- Cover letter, yaitu surat pengantar yang menjelaskan pengajuan naskah kepada editor dan relevansi artikel dengan jurnal.
- Pernyataan kontribusi author, jika jurnal meminta penjelasan mengenai peran setiap penulis.
- Pernyataan konflik kepentingan atau pendanaan, sesuai ketentuan penerbit.
- Dokumen persetujuan etik atau izin penelitian, jika relevan.
- File gambar, tabel, atau materi tambahan apabila jurnal meminta unggahan terpisah.
- Formulir hak cipta atau pernyataan orisinalitas jika diwajibkan pada tahap pengiriman.
Daftar tersebut bukan berarti semua dokumen harus disiapkan untuk setiap submission. Penulis perlu membaca daftar persyaratan jurnal dan mengidentifikasi dokumen yang benar-benar diminta. Jika suatu dokumen tidak relevan, ikuti petunjuk penerbit mengenai cara menyatakan bahwa persyaratan tersebut tidak berlaku.
Periksa pula format file dan nama dokumen sebelum mengunggahnya. Gunakan nama file yang jelas agar tidak tertukar antara manuskrip utama, surat pengantar, dan lampiran. Jika jurnal menerapkan proses penelaahan anonim, pastikan file yang ditujukan untuk reviewer tidak memuat identitas author apabila pedoman mengharuskan identitas dipisahkan.
Cara Mengisi Formulir Submission dengan Benar
Formulir submission sebaiknya diisi secara bertahap. Mulailah dengan membaca petunjuk pada setiap halaman dan perhatikan kolom yang wajib dilengkapi. Jangan langsung menekan tombol berikutnya jika masih ada data yang belum dipastikan.
Pertama, siapkan seluruh informasi author dan manuskrip dalam satu dokumen kerja. Cara ini memudahkan penulis menyalin data secara akurat serta mengurangi kesalahan ketika berpindah dari satu kolom ke kolom lain. Pastikan setiap informasi telah diperiksa sebelum dimasukkan.
Kedua, isi data sesuai urutan pada sistem jurnal. Tambahkan seluruh author, tentukan corresponding author, lalu masukkan informasi manuskrip dan pernyataan yang diminta. Jika sistem menyediakan pilihan jenis naskah atau bidang kajian, pilih kategori yang paling sesuai.
Ketiga, unggah dokumen sesuai jenis file yang diminta. Periksa apakah manuskrip utama, cover letter, gambar, dan dokumen pendukung telah ditempatkan pada kategori yang benar. Jika ada file yang harus anonim, pastikan identitas penulis tidak muncul pada bagian yang dilarang.
Terakhir, tinjau halaman ringkasan sebelum menyelesaikan submission. Cocokkan nama author, urutan penulis, judul, abstrak, dan file yang diunggah. Simpan bukti atau konfirmasi pengiriman jika sistem menyediakannya agar penulis memiliki catatan mengenai submission yang telah dilakukan.
Kesalahan yang Sering Dilakukan Saat Submission
Kesalahan umum saat submission adalah mengisi formulir tanpa membaca pedoman jurnal terlebih dahulu. Akibatnya, penulis mungkin salah memilih kategori artikel, melewatkan dokumen wajib, atau menggunakan format yang tidak sesuai. Masalah tersebut dapat menimbulkan permintaan perbaikan administratif.
Kesalahan lain adalah ketidaksesuaian antara informasi pada manuskrip dan data dalam sistem. Contohnya, judul di portal berbeda dari judul pada dokumen atau salah satu author tidak tercantum pada formulir. Hal ini dapat membingungkan editor dan membuat data publikasi perlu diperiksa ulang.
Penulis juga dapat melewatkan pemeriksaan file sebelum mengunggahnya. Dokumen yang salah versi, lampiran yang tertinggal, atau file anonim yang masih memuat identitas penulis dapat menghambat proses editorial. Karena itu, jangan hanya memeriksa nama file; buka dokumen dan pastikan isinya benar.
Kesalahan berikutnya adalah mengirim naskah tanpa persetujuan seluruh anggota tim. Urutan author dan peran corresponding author seharusnya sudah disepakati sebelum submission. Jika terdapat perubahan setelah pengiriman, penulis perlu mengikuti kebijakan jurnal dan menyampaikan perubahan secara transparan.
Tips Praktis agar Submission Lebih Lancar
Agar proses pengiriman berjalan lebih teratur, buat daftar periksa sebelum membuka portal jurnal. Daftar tersebut dapat memuat data author, informasi manuskrip, dokumen pendukung, dan pernyataan yang diwajibkan. Tandai setiap unsur setelah diperiksa agar tidak ada bagian yang terlewat.
Selanjutnya, gunakan satu versi manuskrip yang telah disepakati oleh seluruh penulis. Hindari mengisi sistem menggunakan informasi dari beberapa versi dokumen yang berbeda. Cara ini membantu menjaga kesamaan judul, nama author, abstrak, dan kata kunci.
Untuk artikel kolaboratif, tentukan satu orang yang mengoordinasikan proses submission. Orang tersebut dapat memastikan semua informasi terkumpul dan meminta konfirmasi dari setiap anggota tim. Namun, koordinasi tidak berarti keputusan penting boleh dibuat tanpa persetujuan penulis terkait.
Luangkan waktu untuk memeriksa ulang sebelum mengirim naskah. Jangan terburu-buru menekan tombol akhir hanya karena semua kolom tampak sudah terisi. Periksa kembali file, pernyataan, dan ringkasan data agar kesalahan yang mudah dicegah tidak terbawa ke tahap editorial.
Baca Juga: Data Author Jurnal yang Harus Disiapkan Saat Mengirim Naskah
Kesimpulan
Informasi yang dibutuhkan author jurnal saat submission mencakup identitas penulis, afiliasi, alamat surel, corresponding author, ORCID iD jika diminta, serta urutan dan kontribusi penulis. Author juga perlu menyiapkan informasi manuskrip seperti judul, abstrak, kata kunci, jenis naskah, dan bidang kajian. Bergantung pada kebijakan jurnal, dokumen pendukung dan pernyataan etik juga mungkin diperlukan.
Agar submission berjalan lancar, baca pedoman jurnal terlebih dahulu, kumpulkan data seluruh penulis, dan periksa kesesuaian informasi pada manuskrip dengan formulir pengiriman. Pastikan setiap dokumen diunggah pada kategori yang benar dan seluruh penulis menyetujui data yang dicantumkan. Persiapan yang teliti dapat mengurangi kendala administratif sehingga proses publikasi menjadi lebih terarah.
Bagi Anda yang sedang mempersiapkan artikel ilmiah bidang teknik, membutuhkan bantuan analisis data, proofreading akademik, pengecekan similarity, penerjemahan artikel, pemilihan jurnal target, hingga pendampingan submit jurnal Scopus, layanan konsultasi akademik profesional dapat membantu meningkatkan kualitas manuskrip sekaligus memperbesar peluang publikasi pada jurnal bereputasi internasional.
