Penulisan artikel ilmiah tidak selalu selesai ketika manuskrip berhasil dikirimkan ke jurnal. Selama proses editorial, penulis mungkin menemukan kesalahan pada nama, afiliasi institusi, alamat email, atau informasi lain yang tercantum dalam naskah. Bahkan setelah artikel diterbitkan, perubahan data author jurnal terkadang masih diperlukan untuk memperbaiki informasi yang tidak akurat. Namun, setiap perubahan perlu dilakukan sesuai kebijakan jurnal agar identitas penulis dan rekam publikasi tetap terjaga.
Perubahan data author dapat terlihat sederhana, misalnya memperbaiki kesalahan penulisan nama atau memperbarui afiliasi. Meskipun demikian, prosesnya tidak selalu sama untuk setiap kondisi. Perbaikan sebelum publikasi umumnya dapat diajukan melalui editor atau sistem pengiriman manuskrip. Sebaliknya, perubahan setelah publikasi bisa memerlukan pemeriksaan tambahan karena artikel telah menjadi bagian dari rekam ilmiah yang dapat diakses dan disitasi oleh peneliti lain.
Oleh karena itu, penulis perlu memahami prosedur perubahan data sejak awal. Pengetahuan ini membantu mengurangi kesalahan administrasi, mencegah konflik kepenulisan, dan menjaga keakuratan informasi dalam artikel ilmiah. Dengan memahami perbedaan prosedur sebelum dan sesudah publikasi, mahasiswa, dosen, serta peneliti dapat menangani perubahan data secara lebih tepat dan bertanggung jawab.
Pengertian Perubahan Data Author Jurnal
Perubahan data author jurnal adalah proses memperbaiki, memperbarui, atau menyesuaikan informasi penulis yang tercantum dalam manuskrip maupun artikel ilmiah yang telah diterbitkan. Informasi tersebut dapat meliputi nama lengkap, urutan penulis, afiliasi institusi, alamat email, identitas akademik, serta keterangan kontribusi penulis. Jenis perubahan yang diperlukan akan menentukan prosedur yang harus ditempuh.
Dalam proses publikasi, data author memiliki fungsi penting. Informasi tersebut membantu editor mengidentifikasi pihak yang bertanggung jawab atas manuskrip, memudahkan komunikasi selama penelaahan, dan mendukung pengindeksan artikel dalam basis data ilmiah. Jika informasi yang dicantumkan tidak akurat, penulis dapat mengalami kesulitan ketika mengelola profil akademik atau menghubungkan publikasi dengan identitas peneliti yang benar.
Perlu dipahami bahwa tidak semua perubahan data memiliki tingkat kerumitan yang sama. Kesalahan pengetikan nama biasanya berbeda penanganannya dari penambahan penulis atau perubahan urutan author. Perubahan yang berkaitan dengan identitas dan tanggung jawab kepenulisan membutuhkan perhatian lebih karena dapat memengaruhi pengakuan kontribusi ilmiah.
Selain itu, perubahan data author tidak selalu berarti mengganti isi penelitian. Perbaikan informasi administratif dapat dilakukan tanpa mengubah metode, hasil, atau kesimpulan. Namun, apabila perubahan tersebut berkaitan dengan penambahan atau penghapusan penulis, jurnal perlu memastikan bahwa keputusan tersebut memiliki dasar yang jelas dan disetujui oleh pihak terkait.
Baca Juga: 100+ Jurnal Terindeks Scopus Gratis Bidang Ilmu Lingkungan
Jenis Data Author yang Dapat Mengalami Perubahan
Data author dalam artikel ilmiah terdiri atas beberapa informasi yang saling berkaitan. Sebelum mengajukan perubahan, penulis perlu mengidentifikasi bagian yang tidak sesuai dan menentukan apakah kesalahan tersebut terdapat pada manuskrip, sistem pengiriman jurnal, atau artikel yang sudah dipublikasikan. Pemeriksaan ini membantu menghindari pengajuan yang tidak diperlukan.
Salah satu data yang sering mengalami perubahan adalah nama penulis. Kesalahan dapat berupa huruf yang tertukar, nama yang tidak lengkap, perbedaan penggunaan gelar, atau ketidakkonsistenan penulisan nama antara manuskrip dan profil akademik. Penulis sebaiknya memastikan bahwa nama yang digunakan sesuai dengan identitas profesionalnya dan dapat dikenali dalam publikasi lain.
Afiliasi institusi juga perlu diperiksa dengan cermat. Informasi ini menunjukkan institusi yang berkaitan dengan pekerjaan penelitian, bukan sekadar tempat penulis bekerja saat ini. Jika penulis berpindah institusi setelah penelitian selesai, afiliasi pada artikel tidak selalu perlu diganti. Keputusan tersebut bergantung pada kondisi penelitian dan kebijakan jurnal.
Alamat email merupakan informasi lain yang dapat diperbarui, terutama ketika penulis korespondensi tidak lagi menggunakan alamat sebelumnya. Namun, pergantian email tidak selalu mengharuskan perubahan pada artikel yang telah terbit. Jika alamat email lama masih berfungsi dan tidak menimbulkan masalah, penulis dapat mempertimbangkan apakah pembaruan memang diperlukan.
Selain itu, perubahan dapat berkaitan dengan urutan nama penulis, penambahan author, penghapusan author, atau koreksi pernyataan kontribusi. Jenis perubahan ini perlu ditangani lebih hati-hati karena berhubungan langsung dengan pengakuan atas pekerjaan ilmiah. Penulis tidak sebaiknya mengubah informasi tersebut hanya berdasarkan keputusan sepihak setelah naskah dikirimkan.
Perbedaan Perubahan Data Author Sebelum dan Sesudah Publikasi
Tahap pengajuan perubahan menjadi faktor utama yang menentukan prosedurnya. Sebelum artikel diterbitkan, manuskrip masih berada dalam proses editorial sehingga beberapa perbaikan dapat dilakukan melalui sistem jurnal. Setelah artikel terbit, informasi tersebut sudah menjadi bagian dari rekam publikasi dan mungkin telah diindeks atau digunakan sebagai referensi oleh peneliti lain.
Perubahan sebelum publikasi biasanya dilakukan ketika manuskrip masih dalam tahap pemeriksaan awal, penelaahan, revisi, atau produksi. Pada tahap ini, penulis dapat menghubungi editor atau mengajukan pembaruan melalui sistem jurnal. Meskipun demikian, perubahan nama atau afiliasi tetap perlu disampaikan secara jelas agar tidak menimbulkan perbedaan informasi antara dokumen yang dikirimkan dan data yang tersimpan dalam sistem.
Sementara itu, perubahan setelah publikasi membutuhkan pemeriksaan terhadap versi artikel yang sudah tersedia untuk pembaca. Jurnal perlu menentukan apakah perubahan cukup dilakukan pada metadata, memerlukan pembaruan pada berkas artikel, atau harus disertai pemberitahuan koreksi resmi. Keputusan tersebut bergantung pada jenis kesalahan dan kebijakan penerbit.
Perbedaan ini dapat dilihat melalui beberapa aspek berikut.
| Aspek | Sebelum publikasi | Sesudah publikasi |
|---|---|---|
| Status artikel | Masih dalam proses editorial atau produksi | Sudah diterbitkan |
| Pengajuan perubahan | Melalui editor atau sistem pengiriman manuskrip | Melalui editor atau bagian editorial penerbit |
| Pemeriksaan | Bergantung pada jenis perubahan dan tahap editorial | Dapat memerlukan pemeriksaan tambahan |
| Pembaruan informasi | Dapat diterapkan pada manuskrip atau metadata yang sedang diproses | Bergantung pada kebijakan koreksi dan pembaruan penerbit |
| Dampak terhadap rekam publikasi | Umumnya dapat ditangani sebelum versi final terbit | Perlu menjaga keterlacakan artikel yang sudah dipublikasikan |
Tabel tersebut memberikan gambaran umum, bukan aturan yang berlaku seragam untuk semua jurnal. Setiap penerbit memiliki kebijakan masing-masing. Karena itu, penulis perlu membaca panduan jurnal dan meminta petunjuk editor sebelum melakukan perubahan, terutama jika perubahan menyangkut identitas atau daftar author.
Cara Mengubah Data Author Jurnal Sebelum Publikasi
Perbaikan data sebelum publikasi sebaiknya dilakukan segera setelah kesalahan diketahui. Semakin cepat penulis menyampaikan informasi yang benar, semakin besar kesempatan untuk memperbaikinya sebelum artikel memasuki tahap produksi akhir. Namun, penulis tetap perlu mengikuti prosedur resmi agar perubahan tercatat dengan baik.
Langkah pertama adalah memeriksa sumber kesalahan. Bandingkan data pada manuskrip, formulir pengiriman, profil penulis dalam sistem jurnal, dan dokumen pendukung yang relevan. Pemeriksaan ini penting karena kesalahan mungkin hanya muncul pada salah satu bagian, sedangkan bagian lainnya sudah benar.
Langkah berikutnya adalah membaca petunjuk perubahan data pada jurnal tujuan. Beberapa sistem memungkinkan penulis memperbarui informasi tertentu selama manuskrip masih berada dalam tahap awal. Akan tetapi, perubahan yang lebih substantif mungkin memerlukan bantuan editor atau persetujuan tambahan. Jangan menganggap bahwa semua informasi dapat diedit sendiri setelah manuskrip dikirimkan.
Setelah mengetahui prosedurnya, sampaikan permohonan perubahan secara ringkas dan jelas. Jelaskan data yang tercantum saat ini, data yang seharusnya digunakan, serta alasan koreksi. Jika diperlukan, lampirkan dokumen pendukung yang relevan. Penulis juga sebaiknya menyertakan nomor manuskrip agar editor dapat menemukan pengajuan dengan lebih mudah.
Apabila perubahan menyangkut nama, urutan penulis, penambahan author, atau penghapusan author, pastikan bahwa semua penulis terkait telah membicarakannya. Jurnal dapat meminta persetujuan tertulis dari seluruh penulis atau pihak yang terdampak. Ketentuan tersebut membantu memastikan bahwa perubahan tidak digunakan untuk mengubah pengakuan kontribusi secara sepihak.
Setelah permohonan diajukan, pantau tanggapan editor dan periksa kembali dokumen yang diperbarui. Jangan langsung mengirimkan beberapa permohonan berbeda untuk masalah yang sama apabila pengajuan sebelumnya masih diproses. Jika belum ada tanggapan dalam waktu yang wajar, penulis dapat melakukan tindak lanjut secara sopan dengan menyertakan informasi pengajuan sebelumnya.
Prosedur Mengubah Data Author Jurnal Setelah Publikasi
Perubahan data setelah publikasi membutuhkan perhatian lebih karena artikel telah menjadi dokumen ilmiah yang dapat ditemukan, dibaca, dan disitasi. Oleh sebab itu, penulis sebaiknya tidak hanya berfokus pada penggantian informasi, tetapi juga memastikan bahwa pembaruan dilakukan secara transparan dan dapat ditelusuri.
Langkah pertama adalah memastikan bahwa kesalahan benar-benar terdapat pada versi artikel yang telah diterbitkan. Periksa halaman artikel pada situs jurnal, berkas PDF, serta informasi bibliografi yang ditampilkan penerbit. Ada kemungkinan data pada PDF sudah benar, tetapi metadata pada situs jurnal belum diperbarui. Jika demikian, permohonan dapat difokuskan pada bagian yang memang bermasalah.
Berikutnya, hubungi editor atau tim editorial melalui saluran resmi. Jelaskan kesalahan yang ditemukan, lokasi informasi tersebut, dan data yang seharusnya digunakan. Sertakan judul artikel, DOI jika tersedia, nama jurnal, serta tahun penerbitan agar artikel dapat diidentifikasi secara tepat.
Jurnal kemudian akan menilai bentuk koreksi yang sesuai. Untuk kesalahan administratif tertentu, penerbit mungkin dapat memperbarui metadata atau informasi pada halaman artikel. Dalam kasus lain, jurnal dapat menerbitkan pemberitahuan koreksi atau erratum sesuai kebijakannya. Penulis tidak dapat menentukan sendiri bahwa suatu perubahan harus diproses dengan cara tertentu karena keputusan akhir berada pada pihak jurnal atau penerbit.
Jika perubahan berkaitan dengan penambahan atau penghapusan author, pemeriksaan dapat menjadi lebih kompleks. Editor mungkin perlu meminta penjelasan mengenai kontribusi, alasan perubahan, dan persetujuan semua pihak yang terlibat. Proses ini bertujuan melindungi integritas kepenulisan serta mencegah perselisihan yang tidak dapat diselesaikan hanya melalui penggantian metadata.
Setelah jurnal menyetujui perubahan, periksa kembali halaman artikel dan dokumen yang diperbarui. Pastikan informasi baru telah diterapkan secara konsisten pada bagian yang berada dalam kendali penerbit. Jika perubahan juga perlu tercermin pada profil akademik atau basis data pengindeks, penulis dapat memeriksa pembaruannya secara terpisah. Perlu diingat bahwa setiap basis data memiliki mekanisme pembaruan sendiri sehingga perubahan tidak selalu muncul secara bersamaan.
Persyaratan dan Dokumen untuk Mengajukan Perubahan
Dokumen yang diperlukan bergantung pada jenis perubahan dan kebijakan jurnal. Untuk koreksi sederhana, penjelasan tertulis yang menyebutkan data lama dan data yang benar mungkin sudah memadai. Namun, perubahan yang berkaitan dengan identitas penulis atau urutan kepenulisan dapat memerlukan dokumen tambahan.
Sebelum mengajukan permohonan, penulis sebaiknya menyiapkan informasi dasar mengenai artikel dan rincian perubahan. Informasi ini membantu editor memeriksa permintaan secara lebih efisien. Jika jurnal menyediakan formulir khusus, gunakan format tersebut daripada membuat dokumen dengan susunan yang berbeda.
Beberapa informasi yang mungkin diperlukan antara lain:
- Identitas artikel, seperti judul, nama jurnal, nomor manuskrip, atau DOI jika tersedia.
- Rincian data yang salah dan informasi penggantinya.
- Alasan perubahan yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Persetujuan penulis terkait, terutama untuk perubahan daftar atau urutan author.
- Dokumen pendukung apabila diminta oleh editor atau penerbit.
Daftar tersebut merupakan panduan umum. Tidak semua jurnal meminta seluruh dokumen di atas, dan beberapa penerbit dapat menetapkan persyaratan tambahan. Oleh karena itu, penulis perlu memastikan kelengkapan permohonan berdasarkan kebijakan resmi jurnal yang bersangkutan.
Contoh Praktis Perubahan Data Author
Bayangkan seorang peneliti mengirimkan artikel dengan nama yang ditulis sebagai “Rina Oktaviani”, padahal nama profesional yang digunakan secara konsisten dalam publikasi akademiknya adalah “Rina Oktaviana”. Kesalahan tersebut baru diketahui setelah manuskrip diterima untuk diterbitkan. Dalam situasi ini, penulis perlu segera menghubungi editor dan meminta koreksi sebelum versi final dipublikasikan.
Permohonan sebaiknya menjelaskan nama yang tercantum, nama yang benar, serta bagian dokumen yang perlu diperbaiki. Penulis juga perlu memeriksa apakah kesalahan muncul pada halaman judul, metadata sistem, atau dokumen lain. Jika semua bagian diperiksa sejak awal, risiko ketidaksesuaian informasi dapat dikurangi.
Contoh lain terjadi ketika penulis berpindah institusi setelah penelitian selesai. Seorang dosen melakukan penelitian saat masih bekerja di Universitas A, kemudian pindah ke Universitas B sebelum artikel diterbitkan. Dalam keadaan ini, afiliasi tidak seharusnya langsung diganti hanya karena tempat kerja penulis telah berubah. Penulis perlu memastikan afiliasi mana yang sesuai dengan pelaksanaan penelitian dan mengikuti ketentuan jurnal. Jika relevan dan diizinkan, institusi saat ini dapat dicantumkan sebagai alamat tambahan atau informasi terkini.
Kasus yang lebih kompleks adalah perubahan urutan author setelah artikel diterima. Misalnya, seorang anggota tim meminta namanya dipindahkan ke posisi pertama karena merasa telah melakukan banyak pekerjaan pada tahap revisi. Permintaan tersebut tidak sebaiknya langsung disetujui tanpa evaluasi. Tim perlu meninjau kontribusi aktual, kesepakatan sebelumnya, dan kebijakan jurnal, lalu memperoleh persetujuan pihak yang terkait sebelum mengajukan perubahan kepada editor.
Ilustrasi tersebut menunjukkan bahwa tidak semua perubahan dapat diselesaikan dengan cara yang sama. Koreksi kesalahan pengetikan berbeda dari perubahan afiliasi atau pengaturan ulang daftar penulis. Semakin besar pengaruh perubahan terhadap identitas dan pengakuan kontribusi, semakin penting proses pemeriksaan dan persetujuan yang memadai.
Kesalahan yang Sering Dilakukan Saat Mengubah Data Author
Salah satu kesalahan yang sering terjadi adalah menunggu terlalu lama sebelum melaporkan ketidaksesuaian data. Penulis mungkin menganggap kesalahan nama atau afiliasi sebagai persoalan kecil. Padahal, jika dibiarkan sampai artikel terbit, proses koreksi bisa menjadi lebih panjang karena informasi telah masuk ke dalam rekam publikasi.
Kesalahan berikutnya adalah mengubah data secara langsung tanpa membaca ketentuan jurnal. Tidak semua sistem pengiriman manuskrip memberikan izin untuk mengedit informasi pada setiap tahap. Perubahan yang dilakukan tanpa koordinasi juga dapat menimbulkan perbedaan antara data pada sistem dan informasi dalam berkas manuskrip.
Sebagian penulis juga menganggap bahwa semua kesalahan setelah publikasi dapat diperbaiki hanya dengan mengganti PDF. Tindakan tersebut tidak tepat jika dilakukan tanpa persetujuan penerbit. Artikel yang sudah diterbitkan perlu ditangani melalui prosedur resmi agar perubahan dapat diketahui pembaca dan rekam publikasi tetap terjaga.
Kesalahan lain adalah mengubah urutan author tanpa persetujuan pihak terkait. Daftar penulis berkaitan dengan pengakuan kontribusi ilmiah sehingga tidak boleh diubah hanya karena pertimbangan personal atau administratif. Jika terdapat perbedaan pendapat, tim perlu menyelesaikannya berdasarkan bukti kontribusi dan pedoman kepenulisan yang relevan.
Terakhir, penulis sering menganggap bahwa pembaruan pada situs jurnal akan otomatis mengubah seluruh basis data akademik. Pada kenyataannya, proses sinkronisasi dapat berbeda antarplatform. Oleh karena itu, setelah koreksi disetujui, penulis sebaiknya memeriksa informasi pada profil akademik dan layanan pengindeks yang relevan, lalu mengikuti prosedur pembaruan yang tersedia apabila masih terdapat ketidaksesuaian.
Tips agar Perubahan Data Author Berjalan Lancar
Langkah pencegahan paling sederhana adalah memeriksa data author sebelum manuskrip dikirimkan. Pastikan nama, afiliasi, alamat email, urutan penulis, dan informasi kontribusi telah disepakati. Pemeriksaan bersama dapat mengurangi risiko kesalahan yang baru diketahui ketika artikel sudah masuk tahap produksi.
Selanjutnya, simpan dokumen dan komunikasi yang berkaitan dengan kepenulisan. Catatan pembagian tugas, persetujuan penulis, dan riwayat revisi dapat membantu tim menjelaskan dasar perubahan jika editor meminta klarifikasi. Dokumentasi ini juga berguna ketika terjadi perbedaan pendapat mengenai kontribusi atau urutan nama.
Gunakan alamat email yang aktif dan mudah diakses, terutama bagi penulis korespondensi. Jika alamat tersebut akan dinonaktifkan, sampaikan informasi kepada jurnal sesuai prosedur yang tersedia. Penulis juga perlu memperbarui profil akademik secara konsisten, tetapi tidak boleh menyamakan pembaruan profil dengan perubahan metadata artikel yang diterbitkan.
Selain itu, baca kebijakan jurnal mengenai perubahan kepenulisan sebelum mengajukan permohonan. Perhatikan apakah diperlukan formulir khusus, surat persetujuan, atau penjelasan tambahan. Dengan mengikuti prosedur sejak awal, penulis dapat menghindari pengajuan berulang akibat dokumen yang tidak lengkap.
Terakhir, gunakan komunikasi yang jelas dan profesional ketika menghubungi editor. Sampaikan inti masalah secara langsung, sertakan data yang diperlukan, dan hindari penjelasan yang tidak berkaitan dengan permohonan. Apabila editor meminta informasi tambahan, tanggapi sesuai batas waktu yang ditentukan agar proses pemeriksaan dapat berjalan lebih efektif.
Dampak Perubahan Data Author terhadap Indeksasi dan Profil Akademik
Perubahan data author tidak hanya berpengaruh pada tampilan artikel, tetapi juga dapat berkaitan dengan pengelolaan rekam publikasi. Nama penulis yang tidak konsisten dapat menyebabkan publikasi sulit dihubungkan dengan profil akademik yang tepat. Kondisi ini berpotensi membuat daftar publikasi pada layanan pengindeks atau profil peneliti tidak lengkap.
Misalnya, seorang penulis menggunakan dua variasi nama pada artikel yang berbeda. Sebagian publikasi mungkin tercatat pada profil yang satu, sedangkan publikasi lainnya terhubung dengan profil berbeda. Jika kesalahan tersebut berasal dari metadata artikel, penulis perlu memeriksa sumber datanya dan mengajukan koreksi kepada pihak yang berwenang.
Namun, perubahan pada halaman jurnal tidak selalu langsung memperbarui semua platform. Layanan seperti Google Scholar, Scopus, atau SINTA memiliki sistem pengelolaan data dan mekanisme koreksi masing-masing. Karena itu, penulis perlu membedakan antara memperbaiki informasi pada sumber penerbit dan memperbarui profil atau rekam publikasi pada layanan pengindeks.
Apabila metadata artikel sudah benar tetapi profil akademik masih menampilkan informasi yang keliru, penulis dapat mengikuti prosedur koreksi pada platform terkait. Sebaliknya, jika sumber kesalahan terdapat pada artikel jurnal, penulis sebaiknya menghubungi penerbit terlebih dahulu. Pendekatan ini membantu memastikan bahwa pembaruan dilakukan pada sumber yang tepat.
Untuk menjaga konsistensi, penulis sebaiknya menggunakan identitas akademik secara teratur dan memeriksa informasi bibliografi setiap kali artikel diterbitkan. Penggunaan pengenal peneliti seperti ORCID juga dapat membantu membedakan identitas seseorang dari penulis lain yang memiliki nama serupa. Meski demikian, pengenal tersebut tidak menggantikan kebutuhan untuk memastikan bahwa metadata artikel telah dicatat dengan benar.
Baca Juga: Prosedur Perubahan Data Author Jurnal pada Naskah yang Sudah Dikirim
Kesimpulan
Perubahan data author jurnal merupakan proses penting untuk menjaga keakuratan identitas penulis dan informasi publikasi ilmiah. Data yang dapat diperbaiki meliputi nama, afiliasi, alamat email, urutan penulis, dan pernyataan kontribusi. Prosedurnya bergantung pada jenis perubahan serta tahap publikasi. Sebelum artikel terbit, koreksi umumnya diajukan melalui sistem jurnal atau editor. Setelah publikasi, perubahan perlu mengikuti mekanisme resmi penerbit agar rekam ilmiah tetap transparan dan dapat ditelusuri.
Agar proses berjalan lancar, penulis sebaiknya memeriksa seluruh data sebelum mengirimkan manuskrip, menyimpan dokumentasi yang relevan, memperoleh persetujuan pihak terkait, dan mengikuti kebijakan jurnal. Perubahan yang menyangkut urutan atau daftar author memerlukan perhatian khusus karena berhubungan dengan pengakuan kontribusi dan etika kepenulisan. Setelah koreksi disetujui, penulis juga perlu memeriksa metadata serta profil akademik yang relevan karena pembaruan tidak selalu berlangsung secara otomatis. Dengan langkah yang tepat, kesalahan data dapat ditangani secara bertanggung jawab tanpa mengabaikan integritas publikasi ilmiah.
Bagi Anda yang sedang mempersiapkan artikel ilmiah bidang teknik, membutuhkan bantuan analisis data, proofreading akademik, pengecekan similarity, penerjemahan artikel, pemilihan jurnal target, hingga pendampingan submit jurnal Scopus, layanan konsultasi akademik profesional dapat membantu meningkatkan kualitas manuskrip sekaligus memperbesar peluang publikasi pada jurnal bereputasi internasional.
