Mengirim artikel ke jurnal ilmiah merupakan salah satu tahapan penting dalam proses publikasi. Sebelum naskah dinilai oleh editor dan reviewer, penulis perlu memastikan bahwa informasi yang dicantumkan sudah benar. Informasi tersebut meliputi nama author, urutan penulis, afiliasi institusi, alamat email, serta keterangan kontribusi setiap penulis. Namun, kesalahan terkadang baru diketahui setelah naskah berhasil dikirimkan melalui sistem jurnal.
Situasi tersebut dapat menimbulkan pertanyaan bagi penulis. Apakah data author masih bisa diperbaiki setelah naskah dikirim? Apakah penulis perlu menarik naskah terlebih dahulu? Lalu, bagaimana jika perubahan menyangkut penambahan atau penghapusan nama penulis? Jawabannya bergantung pada jenis perubahan, tahap editorial, dan kebijakan jurnal yang dituju.
Memahami prosedur perubahan data author jurnal membantu penulis menangani kesalahan secara tepat. Perubahan yang dilakukan melalui jalur resmi dapat menjaga konsistensi informasi sekaligus mengurangi risiko masalah administratif dan etika kepenulisan. Oleh karena itu, penulis perlu mengetahui langkah pengajuan, dokumen yang mungkin dibutuhkan, serta hal-hal yang harus diperhatikan sebelum meminta editor memperbarui data manuskrip.
Pengertian Prosedur Perubahan Data Author Jurnal
Prosedur perubahan data author jurnal adalah rangkaian langkah untuk memperbaiki atau memperbarui informasi penulis setelah manuskrip dikirimkan kepada jurnal. Prosedur ini dapat mencakup koreksi nama, pembaruan afiliasi, penggantian alamat email, perubahan urutan penulis, hingga penyesuaian daftar author. Tujuan utamanya adalah memastikan bahwa informasi yang digunakan selama proses editorial sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
Setelah naskah dikirimkan, data penulis biasanya tersimpan dalam dua bagian. Pertama, informasi yang tercantum dalam berkas manuskrip, seperti halaman judul dan pernyataan kontribusi. Kedua, metadata yang dimasukkan ke dalam sistem pengiriman jurnal, misalnya nama author, email, dan institusi. Kedua bagian tersebut perlu diperiksa karena informasi yang benar dalam dokumen belum tentu sama dengan data yang dimasukkan ke sistem.
Sebagai contoh, seorang penulis mungkin sudah menuliskan nama lengkap pada halaman judul, tetapi secara tidak sengaja memasukkan nama singkat pada sistem pengiriman. Perbedaan tersebut dapat memengaruhi komunikasi editorial dan pencatatan informasi publikasi. Karena itu, perbaikan sebaiknya dilakukan pada semua bagian yang memang memuat kesalahan.
Penting pula untuk membedakan perubahan administratif dari perubahan kepenulisan. Memperbaiki satu huruf pada nama umumnya lebih sederhana daripada menambahkan author setelah naskah dikirimkan. Perubahan daftar penulis dapat memengaruhi pengakuan kontribusi, tanggung jawab ilmiah, dan hubungan antaranggota tim. Oleh sebab itu, jurnal mungkin menerapkan pemeriksaan lebih ketat untuk perubahan yang berkaitan dengan kepenulisan.
Baca Juga: 100+ Jurnal Terindeks Scopus Gratis Bidang Ilmu Lingkungan
Jenis Perubahan Data Author Setelah Naskah Dikirim
Tidak semua kesalahan data author membutuhkan prosedur yang sama. Penulis perlu mengenali jenis perubahan terlebih dahulu agar dapat mengajukan permohonan yang sesuai. Identifikasi ini juga membantu editor menentukan apakah koreksi dapat dilakukan langsung atau memerlukan dokumen pendukung.
Perubahan yang paling umum adalah koreksi nama penulis. Kesalahan ini dapat berupa ejaan yang tidak tepat, nama yang terpotong, susunan nama yang tidak konsisten, atau penggunaan nama yang berbeda dari identitas akademik penulis. Sebelum meminta koreksi, pastikan nama yang diajukan memang merupakan bentuk yang ingin digunakan secara konsisten dalam publikasi ilmiah.
Jenis berikutnya adalah pembaruan afiliasi institusi. Informasi afiliasi sebaiknya mencerminkan hubungan penulis dengan institusi yang relevan pada saat penelitian dilakukan. Jika seorang penulis berpindah tempat kerja setelah penelitian selesai, afiliasi pada naskah tidak otomatis harus diganti. Penulis perlu memeriksa kebijakan jurnal dan memastikan bahwa perubahan yang diajukan tidak menimbulkan informasi yang menyesatkan.
Perubahan alamat email juga dapat diperlukan ketika penulis salah memasukkan alamat atau tidak lagi memiliki akses ke akun yang digunakan. Dalam hal ini, penulis perlu menjelaskan alamat yang salah dan alamat penggantinya. Jika perubahan berkaitan dengan penulis korespondensi, pastikan bahwa orang yang ditunjuk benar-benar bersedia menangani komunikasi editorial.
Sementara itu, perubahan urutan, penambahan, atau penghapusan author merupakan kategori yang lebih sensitif. Keputusan tersebut tidak boleh didasarkan hanya pada keinginan salah satu anggota tim. Penulis perlu mempertimbangkan kontribusi aktual, kesepakatan bersama, dan pedoman kepenulisan jurnal sebelum mengajukan permohonan kepada editor.
Kapan Data Author Dapat Diubah?
Waktu pengajuan berpengaruh terhadap proses perubahan data. Setelah naskah dikirimkan, manuskrip dapat berada dalam beberapa tahap, seperti pemeriksaan awal, penelaahan oleh reviewer, revisi, keputusan editorial, atau persiapan produksi. Setiap tahap memiliki kemungkinan dan batasan yang berbeda dalam hal pembaruan informasi.
Pada tahap pemeriksaan awal, beberapa sistem jurnal masih memungkinkan penulis memperbarui data tertentu secara mandiri. Namun, tidak semua jurnal menyediakan fitur tersebut. Jika informasi tidak dapat diedit, penulis sebaiknya menghubungi pengelola jurnal atau editor melalui saluran komunikasi resmi.
Ketika manuskrip sedang ditelaah, perubahan tetap dapat diajukan, tetapi sebaiknya tidak dilakukan tanpa pemberitahuan. Editor perlu mengetahui apakah koreksi hanya menyangkut kesalahan pengetikan atau memengaruhi identitas dan daftar penulis. Informasi tersebut membantu editor menjaga konsistensi dokumen yang sedang diproses.
Apabila naskah telah diterima dan memasuki tahap produksi, perubahan masih mungkin dipertimbangkan, tetapi ruang koreksinya dapat lebih terbatas. Penerbit biasanya perlu memastikan bahwa informasi pada halaman artikel, metadata, dan dokumen final tetap konsisten. Karena itu, penulis sebaiknya segera melaporkan kesalahan begitu mengetahuinya.
Berikut gambaran umum mengenai penanganan perubahan berdasarkan tahap editorial.
| Tahap naskah | Tindakan yang dapat dilakukan | Hal yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Pemeriksaan awal | Memeriksa sistem dan menghubungi editor jika diperlukan | Pastikan data dalam sistem sesuai dengan manuskrip |
| Proses review | Mengajukan koreksi melalui jalur resmi | Jelaskan apakah perubahan memengaruhi daftar author |
| Tahap revisi | Memperbaiki data sesuai arahan editor | Periksa konsistensi antara berkas revisi dan metadata |
| Setelah diterima | Menghubungi editor atau bagian produksi | Perubahan mungkin memerlukan persetujuan tambahan |
| Setelah diterbitkan | Mengikuti prosedur koreksi resmi penerbit | Pembaruan harus menjaga keterlacakan rekam publikasi |
Tabel tersebut merupakan panduan umum, bukan ketentuan yang berlaku untuk semua jurnal. Kebijakan penerbit tetap menjadi acuan utama. Oleh karena itu, sebelum mengambil tindakan, penulis perlu memeriksa panduan jurnal dan meminta konfirmasi apabila prosedurnya belum jelas.
Langkah-Langkah Prosedur Perubahan Data Author Jurnal
Proses perubahan data sebaiknya dimulai dengan pemeriksaan yang cermat. Penulis tidak perlu langsung mengirimkan permohonan sebelum memastikan bagian yang salah dan informasi penggantinya. Persiapan yang baik dapat membantu editor memahami masalah tanpa harus meminta klarifikasi berulang kali.
- Periksa kembali data dalam manuskrip dan sistem jurnal.
Bandingkan halaman judul, daftar author, afiliasi, alamat email, pernyataan kontribusi, dan metadata pada sistem pengiriman. Catat bagian yang tidak sesuai agar permohonan perubahan memiliki dasar yang jelas. Jika hanya satu bagian yang salah, jangan mengubah informasi lain yang sebenarnya sudah benar.
- Baca kebijakan jurnal mengenai perubahan author.
Cari informasi tentang pembaruan metadata, perubahan daftar penulis, dan persetujuan yang diperlukan. Beberapa jurnal mengizinkan koreksi administratif melalui sistem, sedangkan jurnal lain meminta penulis menghubungi editor. Jika panduan tidak menjelaskan situasi yang dihadapi, tanyakan prosedurnya sebelum melakukan perubahan.
- Tentukan jenis perubahan yang diajukan.
Jelaskan apakah permohonan berkaitan dengan kesalahan ejaan nama, afiliasi, email, urutan penulis, penambahan author, atau penghapusan author. Pengelompokan ini penting karena perubahan administratif biasanya berbeda dari perubahan yang memengaruhi pengakuan kontribusi. Penjelasan yang tepat membantu editor menentukan proses pemeriksaan yang sesuai.
- Siapkan alasan dan dokumen pendukung.
Tuliskan informasi lama, informasi yang benar, serta alasan koreksi. Jika perubahan menyangkut daftar author, mintalah persetujuan dari pihak yang terdampak sesuai kebijakan jurnal. Hindari mengajukan perubahan yang tidak memiliki dasar atau hanya didorong oleh kepentingan pribadi.
- Hubungi editor atau pengelola jurnal.
Gunakan alamat email resmi atau fitur komunikasi yang tersedia dalam sistem pengiriman. Sertakan judul artikel dan nomor manuskrip agar pengajuan mudah ditemukan. Sampaikan permohonan dengan bahasa yang sopan, ringkas, dan langsung menjelaskan masalah.
- Tunggu keputusan dan ikuti petunjuk editor.
Setelah permohonan dikirimkan, editor dapat menyetujui perubahan, meminta dokumen tambahan, atau menjelaskan bahwa perubahan tidak dapat dilakukan pada tahap tersebut. Penulis sebaiknya mengikuti petunjuk yang diberikan dan tidak mengubah data secara sepihak apabila persetujuan diperlukan.
- Periksa hasil perubahan.
Setelah memperoleh konfirmasi, pastikan data pada manuskrip dan sistem jurnal sudah sesuai. Jika perubahan dilakukan oleh pengelola jurnal, periksa kembali apakah informasi baru telah diterapkan pada bagian yang relevan. Langkah ini membantu mencegah kesalahan yang sama terbawa ke tahap publikasi berikutnya.
Rangkaian langkah tersebut dapat disesuaikan dengan kebijakan jurnal. Untuk koreksi sederhana, prosesnya mungkin relatif singkat. Namun, perubahan yang memengaruhi identitas, urutan, atau jumlah author dapat membutuhkan pemeriksaan dan persetujuan tambahan.
Cara Mengajukan Permohonan kepada Editor Jurnal
Komunikasi dengan editor merupakan bagian penting dalam prosedur perubahan data author jurnal. Permohonan yang jelas akan memudahkan editor memahami persoalan dan menentukan tindakan yang diperlukan. Sebaliknya, pesan yang terlalu umum dapat membuat editor harus meminta informasi tambahan.
Dalam pesan permohonan, penulis sebaiknya mencantumkan judul artikel, nomor manuskrip, jenis kesalahan, dan data yang ingin diperbaiki. Jelaskan pula alasan perubahan secara faktual. Apabila kesalahan terdapat pada beberapa bagian, sebutkan semuanya agar editor dapat memeriksa informasi secara menyeluruh.
Berikut contoh format email yang dapat disesuaikan dengan kondisi penulis.
Subjek: Permohonan Koreksi Data Author – Manuskrip [Nomor Manuskrip]
Yth. Editor Jurnal,
Saya ingin mengajukan permohonan koreksi data author pada manuskrip berjudul “[Judul Artikel]” dengan nomor manuskrip [Nomor Manuskrip].
Setelah memeriksa kembali informasi yang dikirimkan, saya menemukan ketidaksesuaian pada bagian [nama/afiliasi/alamat email/data lainnya]. Informasi yang tercantum saat ini adalah “[data yang salah]”, sedangkan informasi yang benar adalah “[data yang benar]”.
Permohonan ini diajukan untuk memastikan keakuratan informasi penulis dalam proses editorial. Apabila diperlukan, saya bersedia melengkapi dokumen pendukung atau mengikuti prosedur perubahan sesuai kebijakan jurnal.
Terima kasih atas perhatian dan bantuan Bapak/Ibu.
Hormat saya,
[Nama Penulis]
Contoh tersebut cocok untuk perubahan administratif sederhana. Jika permohonan berkaitan dengan penambahan, penghapusan, atau perubahan urutan author, isi pesan perlu menjelaskan alasan secara lebih terperinci dan menyertakan persetujuan yang dipersyaratkan. Penulis juga sebaiknya tidak menganggap bahwa pengiriman email berarti perubahan otomatis disetujui. Perubahan baru dapat diterapkan setelah mengikuti keputusan dan prosedur jurnal.
Dokumen yang Mungkin Diperlukan
Persyaratan dokumen bergantung pada jenis perubahan. Untuk kesalahan pengetikan nama atau alamat email, editor mungkin hanya memerlukan penjelasan tertulis. Namun, untuk perubahan yang berdampak pada daftar author, jurnal dapat meminta bukti tambahan guna memastikan bahwa semua pihak memahami dan menyetujui perubahan tersebut.
Dokumen yang sebaiknya disiapkan meliputi informasi identitas artikel, rincian data yang salah dan benar, alasan perubahan, serta bukti persetujuan jika diperlukan. Penulis tidak perlu mengirimkan dokumen pribadi yang tidak diminta. Cukup berikan informasi yang relevan dengan koreksi dan sesuai dengan ketentuan keamanan data jurnal.
Untuk perubahan urutan author, penulis dapat menyiapkan ringkasan kontribusi setiap anggota tim dan kesepakatan terbaru yang telah dibuat. Jika terdapat penambahan atau penghapusan nama, jurnal mungkin meminta pernyataan tertulis dari semua penulis terkait. Persyaratan ini bertujuan mencegah perubahan kepenulisan yang dilakukan tanpa sepengetahuan pihak lain.
Penting untuk memastikan bahwa dokumen yang disampaikan konsisten satu sama lain. Jika formulir menyebutkan satu urutan author, sedangkan manuskrip menunjukkan urutan berbeda, editor dapat meminta klarifikasi. Karena itu, lakukan pemeriksaan akhir sebelum mengirimkan berkas pendukung.
Perubahan Nama, Afiliasi, dan Urutan Author
Perubahan nama umumnya dapat diproses ketika terdapat kesalahan ejaan atau ketidakkonsistenan penulisan. Penulis perlu menyampaikan bentuk nama yang benar dan memastikan bahwa pembaruan dilakukan pada semua bagian yang relevan. Jika perubahan nama berkaitan dengan alasan pribadi atau identitas yang sensitif, penulis dapat menanyakan prosedur yang menjaga privasi kepada penerbit.
Perubahan afiliasi membutuhkan pertimbangan yang berbeda. Afiliasi dalam artikel sebaiknya menggambarkan hubungan penulis dengan institusi yang relevan terhadap penelitian. Oleh sebab itu, perpindahan tempat kerja setelah penelitian dilakukan tidak otomatis menjadi alasan untuk mengganti afiliasi yang sudah dicantumkan. Jika terdapat kesalahan dalam afiliasi awal, jelaskan kondisi sebenarnya kepada editor.
Adapun perubahan urutan author harus didasarkan pada kesepakatan dan kontribusi yang dapat dipertanggungjawabkan. Urutan penulis dapat memiliki makna berbeda di setiap bidang ilmu, sehingga tim perlu mempertimbangkan konvensi bidangnya dan pedoman jurnal. Perubahan tidak seharusnya dilakukan hanya untuk meningkatkan posisi akademik salah satu anggota.
Jika terdapat perbedaan pendapat, selesaikan persoalan tersebut melalui komunikasi yang terbuka sebelum mengajukan perubahan kepada jurnal. Editor dapat meminta penjelasan atau menunda keputusan sampai persoalan kepenulisan lebih jelas. Jurnal tidak selalu dapat menjadi pihak yang menentukan pembagian kontribusi apabila konflik internal belum diselesaikan.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Proses Perubahan Data
Kesalahan pertama adalah langsung mengedit manuskrip tanpa memberi tahu editor. Setelah naskah dikirim, berkas tersebut sudah menjadi bagian dari proses editorial. Jika penulis mengunggah versi baru atau mengubah informasi tanpa mengikuti instruksi jurnal, dokumen yang diperiksa editor dapat berbeda dari data pada sistem.
Kesalahan berikutnya adalah mengajukan permohonan dengan penjelasan yang tidak lengkap. Misalnya, penulis hanya mengatakan bahwa nama perlu diperbaiki tanpa menyebutkan ejaan yang benar. Akibatnya, editor perlu meminta informasi tambahan dan proses koreksi menjadi lebih lama. Untuk menghindarinya, selalu cantumkan data lama dan data pengganti secara jelas.
Ada pula penulis yang menganggap semua jenis perubahan dapat dilakukan sendiri. Padahal, pembaruan alamat email tidak sama dengan penambahan author. Perubahan yang menyangkut daftar penulis memerlukan pemeriksaan lebih hati-hati karena berkaitan dengan tanggung jawab dan pengakuan kontribusi.
Kesalahan lain adalah meminta perubahan setelah artikel diterima tanpa memeriksa tahap produksi. Pada tahap ini, perubahan mungkin masih dapat dilakukan, tetapi dapat memerlukan waktu dan persetujuan tambahan. Penulis sebaiknya segera melaporkan kesalahan ketika ditemukan, bukan menunggu sampai artikel hampir diterbitkan.
Terakhir, sebagian penulis menganggap perubahan data sudah selesai setelah menerima balasan email. Padahal, mereka masih perlu memastikan bahwa pembaruan benar-benar diterapkan. Karena itu, periksa kembali sistem pengiriman, berkas revisi, atau bukti produksi sesuai tahap manuskrip.
Tips agar Prosedur Perubahan Data Berjalan Lancar
Pencegahan merupakan cara paling efektif untuk mengurangi kebutuhan koreksi. Sebelum mengirimkan manuskrip, lakukan pemeriksaan bersama terhadap nama seluruh penulis, afiliasi, alamat email, urutan author, dan pernyataan kontribusi. Setiap anggota tim sebaiknya mendapat kesempatan memeriksa informasi yang berkaitan dengan dirinya.
Selanjutnya, simpan versi akhir manuskrip dan catatan persetujuan tim. Dokumentasi ini membantu ketika terdapat perbedaan antara berkas yang disiapkan dan data yang masuk ke sistem. Jika perubahan diperlukan, penulis dapat menunjukkan informasi awal dan menjelaskan bagian yang perlu diperbaiki.
Gunakan satu jalur komunikasi resmi untuk setiap permohonan. Hindari mengirimkan pesan yang sama ke banyak alamat tanpa alasan yang jelas karena hal itu dapat membingungkan proses penanganan. Jika belum menerima tanggapan, lakukan tindak lanjut secara sopan dengan menyertakan tanggal pengajuan dan nomor manuskrip.
Penulis juga perlu memahami bahwa editor memiliki tanggung jawab menjaga integritas proses publikasi. Oleh karena itu, berikan waktu yang wajar untuk pemeriksaan dan tanggapi permintaan dokumen tambahan dengan lengkap. Sikap kooperatif dapat membantu proses berlangsung lebih teratur, meskipun tidak menjamin bahwa semua perubahan akan disetujui.
Sebagai langkah terakhir, lakukan pemeriksaan menyeluruh setelah perubahan diterapkan. Pastikan nama, afiliasi, dan informasi author lainnya konsisten pada manuskrip dan sistem jurnal. Dengan demikian, kesalahan administratif dapat diselesaikan sebelum menimbulkan masalah pada tahap publikasi.
Dampak Perubahan Data terhadap Etika dan Rekam Publikasi
Perubahan data author tidak hanya berkaitan dengan urusan administratif. Dalam publikasi ilmiah, daftar penulis menunjukkan pihak yang memperoleh pengakuan atas kontribusi dan ikut bertanggung jawab terhadap isi artikel. Karena itu, perubahan daftar author harus dilakukan secara transparan dan memiliki alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
Penambahan nama tanpa kontribusi yang memenuhi kriteria kepenulisan dapat menimbulkan persoalan etika. Sebaliknya, menghapus nama seseorang yang telah memberikan kontribusi substansial juga dapat merugikan pihak tersebut. Apabila perubahan memang diperlukan, tim harus menilai kontribusi berdasarkan pekerjaan yang benar-benar dilakukan dan mengikuti pedoman jurnal.
Perubahan metadata juga dapat memengaruhi pengelolaan rekam publikasi. Nama yang tidak konsisten berpotensi menyulitkan pengaitan artikel dengan profil akademik yang benar. Setelah koreksi disetujui, penulis dapat memeriksa profil di layanan seperti Google Scholar, Scopus, atau SINTA jika relevan. Namun, pembaruan pada layanan tersebut mungkin memerlukan proses terpisah dan tidak selalu terjadi secara langsung.
Jika perubahan dilakukan ketika artikel sudah diterbitkan, penulis perlu mengikuti mekanisme koreksi resmi yang ditetapkan penerbit. Dengan cara ini, pembaca dapat mengetahui bahwa informasi telah diperbarui, sementara riwayat publikasi tetap dapat ditelusuri. Prinsip utamanya adalah menjaga akurasi data tanpa mengaburkan proses yang telah terjadi.
Baca Juga: Perubahan Data Author Jurnal Sebelum dan Sesudah Publikasi
Kesimpulan
Prosedur perubahan data author jurnal pada naskah yang sudah dikirim perlu dilakukan melalui langkah yang jelas dan sesuai dengan kebijakan penerbit. Penulis harus memeriksa data dalam manuskrip dan sistem pengiriman, mengidentifikasi jenis kesalahan, menyiapkan alasan serta dokumen pendukung, lalu menghubungi editor melalui saluran resmi. Waktu pengajuan dan jenis perubahan akan memengaruhi proses pemeriksaan. Koreksi nama atau email biasanya lebih sederhana dibandingkan perubahan urutan, penambahan, atau penghapusan author.
Agar proses berjalan lancar, penulis sebaiknya segera melaporkan kesalahan, menyampaikan informasi secara lengkap, dan mengikuti arahan editor. Perubahan yang berkaitan dengan daftar penulis juga harus mempertimbangkan kontribusi aktual, persetujuan pihak terkait, dan etika kepenulisan. Setelah koreksi diterapkan, lakukan pemeriksaan ulang untuk memastikan bahwa seluruh informasi sudah konsisten. Dengan pendekatan tersebut, kesalahan dapat ditangani secara bertanggung jawab tanpa mengabaikan integritas publikasi ilmiah.
Bagi Anda yang sedang mempersiapkan artikel ilmiah bidang teknik, membutuhkan bantuan analisis data, proofreading akademik, pengecekan similarity, penerjemahan artikel, pemilihan jurnal target, hingga pendampingan submit jurnal Scopus, layanan konsultasi akademik profesional dapat membantu meningkatkan kualitas manuskrip sekaligus memperbesar peluang publikasi pada jurnal bereputasi internasional.
